Controlling im Mittelstand: Mit welchen Kennzahlen Unternehmen wirklich steuern

Controlling im Mittelstand ist kein Luxus großer Konzerne, sondern ein praktisches Steuerungsinstrument für jede Geschäftsführung. Viele Unternehmer verfügen über ausreichend Zahlen, aber nur wenige wissen, welche davon für Entscheidungen tatsächlich zählen. Als Steuerkanzlei begleiten wir bei HERRMANN + MAY TREUHAND täglich mittelständische Betriebe und zeigen Ihnen, wie Controlling mit wenigen, aussagekräftigen Kennzahlen gelingt.

Was bedeutet Controlling im Mittelstand?

Controlling unterstützt die Unternehmensführung durch Planung, Steuerung, Kontrolle und Informationsversorgung. Ziel ist, dass Sie jederzeit wissen, wo Ihr Unternehmen steht, wohin es sich entwickelt und welche Entscheidungen sinnvoll sind. Controlling heißt also steuern, nicht Mitarbeiter überwachen.

Im Mittelstand sieht Controlling anders aus als im Großkonzern: Es gibt weniger Hierarchien, kürzere Entscheidungswege und häufig keine eigene Controlling-Abteilung. Die Geschäftsführung übernimmt das Controlling oft selbst, meist mit Excel-Tabellen und mit Unterstützung des Steuerberaters. Gutes Controlling im Mittelstand muss daher praxisnah, verständlich und nah an der Geschäftsführung sein.

Welche Kennzahlen sind im Controlling wirklich entscheidend?

Die wichtigste Regel lautet: Wenige, relevante Kennzahlen sind besser als viele ungenutzte Zahlen. Wirksames Controlling liefert nicht möglichst viele Daten, sondern die Zahlen, die den Unternehmenserfolg tatsächlich beeinflussen. Je nach Branche und Größe haben sich folgende Kennzahlen bewährt:

Entscheidend ist, dass Sie diese Kennzahlen regelmäßig, am besten monatlich, betrachten und miteinander verknüpfen. Erst im Zusammenspiel werden Trends sichtbar: Steigt der Umsatz, während der Cashflow sinkt, liegt häufig ein Problem bei Zahlungszielen, Beständen oder Kosten vor.

Warum reichen Buchhaltung und BWA allein nicht aus?

Die Buchhaltung blickt zurück: Sie dokumentiert, was passiert ist, und erfüllt die Anforderungen von Finanzamt und Banken. Controlling blickt nach vorn und fragt, was die Zahlen für die Zukunft bedeuten.

Dennoch ist die Buchhaltung die Basis: Laut einer Studie von Diamant Software unter 320 Mittelständlern bilden bei rund 80 Prozent der Befragten die Daten aus dem Rechnungswesen die Grundlage für das Controlling. Eine saubere Finanzbuchhaltung ist daher die Voraussetzung für verlässliche Kennzahlen.

Auch die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) wird oft nicht genutzt, weil sie schwer lesbar ist. Erst wenn sie aufbereitet ist, etwa mit mehreren Zeiträumen und integriertem Soll-Ist-Vergleich, wird sie zum echten Controlling-Instrument.

Welche Controlling-Instrumente nutzt der Mittelstand?

Die erwähnte Studie zeigt, dass sich mittelständische Unternehmen bei den wichtigsten Instrumenten weitgehend einig sind. Am häufigsten genutzt werden:

• die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

• die Kostenstellenrechnung

• die Plan-Ist-Abweichungsanalyse

• die Liquiditätsanalyse

Unternehmen mit eigener Controlling-Abteilung setzen zusätzlich auf Deckungsbeitragsanalyse, Top-down- und Bottom-up-Planung sowie ABC-Analyse. Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe genügt es jedoch, die vier Basisinstrumente konsequent anzuwenden.

Wie funktioniert der Plan-Ist-Vergleich im Controlling?

Der Plan-Ist-Vergleich ist das Herzstück des operativen Controllings. Sie planen Umsatz, Kosten und Ergebnis, vergleichen diese Werte monatlich mit den tatsächlichen Zahlen und stellen drei Fragen: Wo weichen die Zahlen ab? Warum? Welche Maßnahmen sind nötig? Wer Abweichungen früh erkennt, kann gegensteuern, bevor aus kleinen Abweichungen große Probleme werden.

Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern um Orientierung. Eine einfache, schriftlich fixierte Planung macht Ziele messbar und verbindlich. Ohne Planung können Sie weder Erfolge belegen noch rechtzeitig auf Marktveränderungen reagieren.

Warum ist Liquidität die wichtigste Controlling-Kennzahl?

Gerade im Mittelstand ist Liquidität kritisch. Ein Unternehmen kann Gewinne ausweisen und dennoch zahlungsunfähig werden, wenn Kunden spät zahlen oder Investitionen zu stark Mittel binden. Ein Controlling mit Liquiditätsübersicht, Forecast und Szenarien zeigt frühzeitig, ob Ihre Zahlungsfähigkeit gesichert ist. Auch Banken bewerten Bonität und Kreditrisiken zunehmend anhand belastbarer Zahlen. Wer realistische Planungen proaktiv vorlegt, verbessert seine Position bei Kreditgesprächen spürbar.

Ist mein Unternehmen für Controlling nicht zu klein?

Nein. Controlling skaliert mit der Unternehmensgröße. Auch ein kleiner Betrieb profitiert von Transparenz, Planung und strukturierten Entscheidungen. Ebenso falsch ist die Annahme, Controlling brauche man erst bei Problemen: Am wirksamsten ist es, wenn Sie es einführen, solange die Lage noch stabil ist. Und kompliziert muss es nicht sein. Komplexität entsteht meist durch Überfrachtung, nicht durch das Controlling selbst.

So starten Sie mit Controlling im Mittelstand

1. Ziele festlegen: Definieren Sie schriftlich, was Sie erreichen wollen.

2. Kennzahlen auswählen: Beschränken Sie sich auf fünf bis acht relevante Werte.

3. Buchhaltung aktuell halten: Nur zeitnahe Daten liefern verlässliche Auswertungen.

4. Monatlich auswerten: Vergleichen Sie Plan und Ist und leiten Sie Maßnahmen ab.

5. Liquidität planen: Erstellen Sie eine rollierende Liquiditätsvorschau.

Fazit: Controlling schafft Überblick und Handlungsspielraum

Controlling im Mittelstand ist ein notwendiges Steuerungsinstrument, kein Selbstzweck. Entscheidend ist nicht die Menge der Kennzahlen, sondern dass Sie die richtigen kennen, regelmäßig auswerten und daraus Entscheidungen ableiten. Als Ihre Steuerkanzlei unterstützen wir Sie bei HERRMANN + MAY TREUHAND gern dabei, ein Controlling aufzubauen, das zu Ihrem Unternehmen passt.