Sicherheit geht vor - der Notfallkoffer für Unternehmer

Als Steuerberater stehen Sie Ihren Mandanten beratend und unterstützend zur Seite.  Doch was passiert, wenn im Unternehmen einer Ihrer Mandanten  plötzlich ein Notfall eintritt und wichtige Unterlagen verloren gehen, ein Kanzleiteilhaber- oder Inhaber unerwartet verstirbt oder andersartige Schicksalsschläge eintreten, die die Kanzlei plötzlich leitungslos dastehen lassen? Damit die Kanzlei Ihres Mandanten auf jede Situation vorbereitet ist und in solchen Fällen schnell und effektiv handeln kann, ist ein Notfallkoffer für Steuerberater unerlässlich.  Gemeinsam mit Ihrem Mandanten erarbeiten Sie für ihn einen solchen Koffer, damit dieser im Notfall alle wichtigen Unterlagen und Werkzeuge griffbereit hat, um auf die Situation angemessen reagieren zu können. Mehr zum notwendigen Know-how, lesen Sie in diesem Artikel.

 

Was ist ein Notfallkoffer für Unternehmen?

Ein Notfallkoffer in diesem Sinne beinhaltet alle wichtigen Handlungsanweisungen und Dokumente, die für eine Notfallsituation gebraucht werden, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens trotz der Umstände, nach spätestens 2-3 Tagen wiederherzustellen.

 

Wie funktioniert ein Notfallkoffer?

Indem Sie einen Notfallkoffer für ihr Unternehmen bereithalten, sind Sie auf unerwartete Ereignisse vorbereitet und können schnell reagieren, um Schäden zu minimieren und Ihre Mandanten bestmöglich zu betreuen. Der oder die Ordner sollten in jedem Fall an einem sicheren Ort verstaut werden. Natürlich, und eventuell auch handlicher, ist die Möglichkeit, die Informationen auf einem verschlüsselten USB-Stick oder einer Festplatte abzuspeichern.

 

Wie baut man einen Notfallkoffer auf?

Bei einem solchen Koffer sind Übersichtlichkeit und Ordnung das A und O. Am besten sollte man also mit einem Inhaltsverzeichnis starten und dann alle relevanten Dokumente, Checklisten und Handlungsanweisungen nachlegen. Zuerst füllen Sie den Koffer mit Informationen, die Ihren Betrieb betreffen. Darauf folgen etwaige Vollmachten, Verfügungen und Verträge.  

Wichtig ist also vor allem die klare Struktur und Übersichtlichkeit, nur so stellen Sie sicher, dass Außenstehende schnell und handlungssicher eingreifen können. Um zu garantieren, dass der Prozess im Ernstfall funktionieren würde, bietet es sich an, eine Simulation durchzuführen. So können mögliche unvorhergesehene Szenarien durchgespielt und mögliche Schwachstellen identifiziert werden. Zu integrierende Personenkreise können sowohl interne als auch externe Personen sein. Die Informationen, die in einem solchen Notfallkoffer enthalten sind,  sollten sowohl den Inhalt als auch Verwendung umfassen:

 

Intern:

• Das Management
• Die IT- Abteilung

Extern:

• Ihr Steuerberater
• Andere relevante Stellen, wie Lieferanten oder lokale Behörden
• Angehörige

 

Mindestanforderungen für den Inhalt sind die folgenden:

• Notfall-Fahrplan
• Wichtige Verträge
• Testament
• Vollmachten
• Passwörter
• Wichtige Zugangsdaten für alle möglichen Plattformen
• Wichtige Adressen
• Zweitschlüssel

Bei betrieblichen Unterlagen hört es nicht auf. Auch können und sollten Sie Dokumente beilegen, die Ihre persönliche Lebenssphäre betreffen. Gemeint sind beispielsweise das Testament, ein Erbvertrag, eine Auflistung der im Notfall benötigten Medikamente etc.

 

Wie häufig sollte man einen Notfallkoffer erneuern?

Eine regelmäßige Kontrolle auf Aktualität beziehungsweise Aktualisierung der Daten ist in jedem Fall ratsam. Allerdings sollte in folgenden Fällen aktiv gehandelt werden

• Veränderungen im Unternehmen: Änderung der Geschäftsabläufe, Führungswechsel oder Anpassungen von Geschäftsbedingungen
• Gesetzliche Anforderungen: Anschaffung zusätzlicher Dokumente oder Unterlagen aufgrund einer grundlegenden Gesetzesänderung
• Änderung der angewendeten Technologien: Verwendung neuer Technologien, Anleitungen zur Verwendung oder andere wichtige Daten wie zum Beispiel zusätzliche Passwörter.

Als Faustregel sollte jedoch mindestens einmal im Jahr eine Überprüfung des Notfallkoffers durchgeführt und sichergestellt werden, dass alle Dokumente und Werkzeuge auf dem neuesten Stand sind und keine ungültigen Dokumente  enthalten sind.

 

Wer ist im Notfall die handelnde Person Nr. 1?

Im Notfall sind in der Regel die Mitglieder des Management-Teams oder diejenigen, die für den Notfallplan verantwortlich sind, als erste handlungsverpflichtet. Dies liegt daran, dass diese Personen in der Regel am besten über den Notfallplan und die Prozesse informiert sind und wissen, wie sie schnell und effektiv handeln können, um den Schaden zu minimieren. So kann sichergestellt werden, dass der Betrieb trotz des Notfalls nahtlos wieder aufgenommen und im Sinne des Geschäftsführers weitergeführt werden kann.

 

Wie stark muss man Partner, Familie etc. in den Notfallkoffer einbinden?

Die Einbindung von Partnern und Familienmitgliedern in den Notfallkoffer hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Art des Notfalls und den individuellen Bedürfnissen und Situationen der beteiligten Personen.

 

Wenn ein Notfall eintritt, kann es sein, dass Partner und Familienmitglieder ebenfalls betroffen sind oder unterstützende Maßnahmen ergreifen müssen, um den Notfall zu bewältigen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, sie in den Notfallkoffer einzubinden, z.B. indem man wichtige Kontaktdaten, Anweisungen und andere Informationen bereitstellt.

 

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Einbindung von Partnern und Familienmitgliedern auch ihre eigene Sicherheit und Privatsphäre berücksichtigen sollte. Einige Informationen im Notfallkoffer, wie z.B. Passwörter oder persönliche Daten, sollten daher möglicherweise nur den betroffenen Personen zur Verfügung gestellt werden.

 

Spezielle Regelung die Nachfolge betreffend

Insbesondere sollte die Vorgehensweise im Falle von persönlichen Tragödien wie Unfälle, Krankheit oder Todesfall festgeschrieben werden:

• Wer kann übernehmen?
• Welche Voraussetzungen braucht es für die Übernahme und welche Dokumente sind dafür von Nöten?
• Bei Gesellschaften: Gibt es besondere Regelungen für den Gesellschaftervertrag?
• Was muss im Testament mitberücksichtigt werden?

 

Wo werden alle Passwörter hinterlegt?

Die Speicherung von Passwörtern im Notfallkoffer sollte mit Vorsicht und Sicherheit durchgeführt werden. Eine Möglichkeit ist, Passwörter in Papierform in einem verschließbaren Koffer oder Schrank aufzubewahren.

Eine sicherere Option ist die Verwendung von Passwortmanagern, die verschlüsselte Speicherung und automatische Synchronisierung von Passwörtern bieten. Hierfür gibt es verschiedene Passwortmanagement-Tools.

Wie ist die Vorgehensweise bei Änderungen?

Wenn sich im Laufe der Zeit Änderungen an den Informationen im Notfallkoffer ergeben, sollten diese schnellstmöglich aktualisiert werden.

Hierfür sollten zunächst alle notwendigen Personen über die Änderungen informiert werden. Wichtig ist zudem, dass bei Vorliegen mehrerer Kopien, egal ob physischer oder digitaler Natur, auf dem gleichen Stand sind, um möglicher Verwirrung vorzubeugen.

 

Welche Vorteile sind mit einem Notfallkoffer verbunden?

Ein Notfallkoffer erlaubt es einem Unternehmen, im absoluten Ausnahmezustand innerhalb weniger Tage wieder handlungsfähig zu werden. Es können weiterhin Gehälter ausgezahlt, Lastschrifteinzüge der Kunden getätigt und die Unternehmenstechnologie weiterhin benutzt werden.

Weitere Vorteile sind unter anderem:

• Kurze Reaktionszeit
• Durchgeplante Organisation
• Schadensvorbeugung

Kein Notfallkoffer, was passiert?

Hat man keinen Notfallkoffer, egal ob traditionell oder digital verfasst, kann es passieren, dass das Unternehmen im Extremfall nach sehr kurzer Zeit handlungsunfähig wird oder in ernsthafte (finanzielle) Schwierigkeiten gerät. Das betrifft zum Beispiel Passwörter, Online Banking-Zugänge, Schlüsselverzeichnisse, Vollmachten oder Vertretungspläne

 

Praxisbeispiel der Anwendung

Ein Beispiel aus der Praxis, bei dem ein Notfallkoffer eine wichtige Rolle spielte, ist folgendes: Ein Unternehmen hatte einen Brand in seinen Räumlichkeiten, der zu erheblichen Schäden führte. In diesem Notfall konnte das Unternehmen schnell handeln, da es einen Notfallkoffer vorbereitet hatte, der alle wichtigen Informationen und Dokumente enthielt.

 

Dank des Notfallkoffers hatte das Unternehmen Zugang zu wichtigen Informationen, wie zum Beispiel den Versicherungspolicen, Kundenkontaktdaten, Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten. Dies half dem Unternehmen, schnell zu reagieren und den Schaden zu minimieren. Ohne den Notfallkoffer hätten sie möglicherweise Schwierigkeiten gehabt, auf die notwendigen Informationen zuzugreifen, was zu einem größeren Schaden geführt hätte.

 

Fazit

Insgesamt ist ein Notfallkoffer ein wichtiger Bestandteil der Notfallvorbereitung für Ihre Mandanten. Er hilft dabei, im Ernstfall schnell und effektiv handeln zu können und den Schaden zu minimieren. Durch die Organisation aller wichtigen Dokumente und Informationen sowie die Integration von Schlüsselpersonen und Passwörtern können Notfälle schneller und effektiver bewältigt werden. Es ist wichtig, den Notfallkoffer regelmäßig zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen auf dem neuesten Stand sind.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0