Rechnungsangaben: Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Wer eine Rechnung erstellen möchte, sieht sich im deutschen Umsatzsteuerrecht mit einer Vielzahl von Rechnungsangaben und Pflichtangaben konfrontiert. Diese sind keineswegs bloße Formalien: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden, zu Steuernachzahlungen führen oder im schlimmsten Fall Bußgelder nach sich ziehen. Steuerkanzlei HERRMANN + MAY TREUHAND unterstützt Unternehmen dabei, Rechnungen rechtssicher und effizient zu gestalten. Im Folgenden geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick darüber, welche Rechnungsangaben zwingend erforderlich sind und welche Besonderheiten zu beachten sind.

Warum korrekte Rechnungsangaben so wichtig sind

Die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen ergeben sich insbesondere aus § 14 und § 14a UStG sowie der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Eine Rechnung erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist der Vorsteuerabzug zulässig. Gleichzeitig sind Rechnungen zentrale Bestandteile der Buchführung und unterliegen strengen Aufbewahrungsfristen.

Gerade im Zuge der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 im B2B-Bereich gewinnt das Thema Rechnungsangaben weiter an Bedeutung. Strukturierte elektronische Rechnungen lassen keinen Raum für unvollständige oder fehlerhafte Angaben.

Die Pflichtangaben auf Rechnungen über 250 Euro

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 250 Euro brutto gelten umfassende Anforderungen. Diese Rechnungsangaben müssen zwingend enthalten sein:

Pflichtangabe	Erläuterung
Name und Anschrift	Vollständiger Name und ladungsfähige Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
Steuernummer oder USt-IdNr.	Eine der beiden Angaben ist ausreichend
Ausstellungsdatum	Datum der Rechnungsausstellung
Fortlaufende Rechnungsnummer	Eindeutig, auch mehrere Nummernkreise zulässig
Leistungsbeschreibung	Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung
Liefer- oder Leistungsdatum	Monat genügt, auch bei Identität mit Rechnungsdatum
Entgelt	Nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
Steuersatz und Steuerbetrag	19 % oder 7 % bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Entgeltminderungen	Skonto-, Bonus- oder Rabattvereinbarungen
Ggf. Sonderhinweise	z. B. Reverse-Charge-Vermerk

Diese Pflichtangaben sind nicht verhandelbar. Fehlt auch nur eine wesentliche Angabe, gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß.

Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sieht der Gesetzgeber Vereinfachungen vor. Ziel ist es, den administrativen Aufwand bei kleineren Geschäftsvorfällen zu reduzieren. Dennoch müssen auch hier bestimmte Rechnungsangaben enthalten sein.

Erforderliche Rechnungsangaben bei Kleinbetragsrechnungen
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Art und Umfang der Leistung
Gesamtbetrag (inkl. Steuer)
Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Eine fortlaufende Rechnungsnummer oder die Angabe des Leistungsempfängers ist hier nicht erforderlich. Wichtig: Die Vereinfachung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Reverse-Charge-Umsätzen oder bestimmten Versandhandelsfällen.

Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt

Ein häufiger Fehler beim Rechnung erstellen liegt in einer unzureichenden Leistungsbeschreibung. Allgemeine Begriffe wie „Beratungsleistung“ oder „Geschenkartikel“ genügen regelmäßig nicht. Erforderlich ist eine handelsübliche Bezeichnung, die eine eindeutige Identifizierung ermöglicht.

Ebenso zwingend ist die Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts. Der Gesetzgeber erlaubt hier eine gewisse Vereinfachung: Die Angabe des Kalendermonats reicht aus. Auch bei Barverkäufen („Kauf über den Ladentisch“) darf diese Angabe nicht fehlen.

Entgelt, Steuer und Entgeltminderungen

Zu den zentralen Rechnungsangaben zählen Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen die Entgelte getrennt ausgewiesen werden. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonti oder Boni müssen ebenfalls auf der Rechnung erwähnt werden – ein bloßer Hinweis wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ ist ausreichend.

Fehler beim Steuerausweis sind besonders kritisch. Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis führt dazu, dass die ausgewiesene Steuer geschuldet wird, selbst wenn sie gesetzlich nicht anfällt. Hier besteht dringender Korrekturbedarf.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Reverse Charge & Co.

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Rechnungen erstellen, die nahezu alle Pflichtangaben enthalten – mit einer entscheidenden Ausnahme: Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden. Empfehlenswert ist ein klarer Hinweis wie:
„Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“

Bei Reverse-Charge-Umsätzen ist zwingend der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufzunehmen. Weitere Sonderregelungen gelten etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Reiseleistungen oder der Differenzbesteuerung.

Aufbewahrung und Berichtigung von Rechnungen

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden. Stellt sich heraus, dass Rechnungsangaben fehlen oder fehlerhaft sind, ist eine Rechnungsberichtigung möglich – und oft dringend geboten, um den Vorsteuerabzug zu sichern.

Fazit der Steuerkanzlei HERRMANN + MAY TREUHAND

Korrekte Rechnungsangaben sind das Fundament einer rechtssicheren Buchführung. Ob Pflichtangaben, Kleinbetragsrechnung oder E-Rechnung: Wer eine Rechnung erstellen möchte, sollte die gesetzlichen Vorgaben genau kennen und konsequent umsetzen. Steuerkanzlei HERRMANN + MAY TREUHAND berät Sie umfassend und praxisnah – damit Ihre Rechnungen nicht nur formal korrekt, sondern auch zukunftssicher sind.