Online Buchhaltung

Online Buchhaltung

Wer seine Buchhaltung online abwickelt ist nicht nur zukunftsorientiert, sondern verschlankt gleichzeitig auch die Prozesse des eigenen Unternehmens erheblich. Der folgende Artikel zeigt, wie die Online Buchhaltung funktioniert, welche Vorteile sie hat und wo der Steuerberater ins Spiel kommt.

Online Buchhaltung was bedeutet das?

Das zentrale Ziel der online Buchhaltung oder auch digitalen Buchhaltung ist eine Arbeit ganz ohne Papier. Alle Prozesse, wie beispielsweise das Versenden und Bearbeiten von Rechnungen, sollen digital erfolgen und entsprechend müssen dann auch alle Dokumente und Belege digital vorliegen. Ein wichtiger Prozess im Zusammenhang mit der online Buchhaltung ist daher das sogenannte ersetzende Scannen. So wird der Vorgang genannt, indem Papierdokumente durch einscannen oder abfotografieren ordnungsgemäß digitalisiert werden. Liegen alle Belege erst einmal digital vor, können mit Hilfe der richtigen Software die Abläufe in der Buchhaltung vereinfacht und teilweise sogar automatisiert werden.

Die Vorteile der Online Buchhaltung auf einen Blick

Die Vorteile einer digitalen Buchhaltung werden sehr schnell ersichtlich.

  1. Platz sparen
    Bei der digitalen Buchhaltung werden Papierbelege durch digitale Belege ersetzt. Dicke Ordner und volle Aktenschränke werden damit überflüssig.
  2. Prozesse Automatisieren
    Eine Buchhaltungssoftware kann viele Aufgaben eigenständig erledigen, beispielsweise Mahnungen versenden. Das spart Zeit und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, stattdessen anderen Tätigkeiten nachzugehen.
  3. Ordnung
    Wer in Ordnern mit Papierbelegen nach einer bestimmten Rechnung sucht, muss mit unter viel blättern. Sind die Dokumente online abgespeichert, reichen dank Suchfunktion meist wenige Klicks.
  4. Kommunikation
    Digitale Buchhaltung im Unternehmen erleichtert die Kommunikation mit externen Stellen wie dem Finanzamt oder auch dem Steuerberater. Die wichtigen Daten und Dokumente können leicht per Schnittstelle übermittelt werden und müssen nicht mehr aufwendig per Post versendet werden.
  5. Kosten sparen
    Die Zeit- und Papierersparnis führt nicht zuletzt auch dazu, dass das Unternehmen Kosten einsparen kann.

4 Schritte für den Weg in die Online Buchhaltung

Auch wenn die online Buchhaltung vieles vereinfacht, gibt es auf dem Weg dorthin die ein oder andere Sache zu beachten.

  1. Die Mitarbeiter mit einbeziehen
    Bevor mit der Umstellung zu einer digitalen Buchhaltung begonnen wird, sollten Gespräche mit den zuständigen Mitarbeitern in der Finanzabteilung stattfinden. Das hat verschiedene Gründe. Zum einen müssen die Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereitet und entsprechend geschult werden. Zum anderen kennen sie sich am besten mit den Buchhaltungsprozessen im Unternehmen aus und können wichtige Hinweise geben, welche Prozesse durch die Umstellung automatisiert werden sollten.
  2. Software auswählen und anschaffen
    Die digitale Buchhaltung steht und fällt mit der richtigen Software. Die Auswahl an Buchhaltungssoftwares ist groß. Wer sich unsicher ist kann beim Steuerberater nachfragen und sich eine Software empfehlen lassen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem eine Software für die Finanzbuchhaltung und ein Archivierungssystem, in dem die Daten revisionssicher aufbewahrt werden können.
  3. Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen
    Unternehmen, die ihre Buchhaltung online abwickeln sind zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Dort müssen alle Arbeitsabläufe sowie der Einsatz von Software im Rahmen der Buchhaltung dokumentiert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung wird über die Verfahrensdokumentation geprüft, ob die digitale Buchhaltung den GoBD, also den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entspricht.
  4. Belege durch ersetzendes Scannen digitalisieren
    Auch wenn immer mehr Belege in elektronischer Form erstellt und versendet werden, gibt es immer noch Dokumente, die in Papierform vorliegen. Für die digitale Buchhaltung müssen diese Papierbelege digitalisiert werden. Sie können hierfür mit einem Dokumentenscanner eingescannt und in der jeweiligen Software abgespeichert werden. Wichtig ist, dass die Dokumente trotzdem entsprechend den Vorgaben der GoBD archiviert werden.

Die Rolle des Steuerberaters

Steuerberater und Mandant arbeiten bei der online Buchhaltung Hand in Hand. Die Digitalisierung vereinfacht die Prozesse dabei auf beiden Seiten. Je nachdem wie viele Buchhaltungsaufgaben der Mandant übernehmen will, erledigt er diese mit Hilfe einer geeigneten Buchhaltungssoftware selbst. Mindestens kümmert er sich aber um das korrekte Sammeln und Abspeichern der Belege und Daten. Da diese online abgespeichert werden und somit digital vorliegen, ist die Übertragung der Daten an den Steuerberater mit sehr wenig Aufwand verbunden. Der Mandant lädt die Belege in einem geeigneten Programm, beispielsweise DATEV Unternehmen online, hoch, wo sie für den Steuerberater zugänglich sind. Der Steuerberater kann wiederum auf Basis der Daten seine Arbeit erledigen. Seine Auswertungen macht er dem Mandanten schließlich auf demselben Weg zugänglich, er lädt sie in der Cloud des jeweiligen Programms hoch, wo sie für beide Seiten einsehbar sind.

Die richtige Software für die Online Buchhaltung

Bei der ersten digitalen Buchhaltungssoftware machen Unternehmen nichts falsch, wenn sie sich für ein Programm für die klassische Finanzbuchhaltung entscheiden. Damit lassen sich alle Prozesse der Buchführung abbilden. Folgende Funktionen sollten unter anderem enthalten sein:

  • Erstellung und Versand von Rechnungen
  • Angebotserstellung
  • Belegerfassung
  • Dateiablage/Archivierung
  • EÜR und GuV
  • Kundenmanager
  • Lieferantenmanager
  • Automatischer Versand von Mahnungen

DATEV – Standardlösung unter den Buchhaltungssoftwares

DATEV legte im Jahr 1966 den Grundstein für die digitale Buchhaltung. Heute führt fast kein Weg mehr an DATEV vorbei. Die Mehrzahl der Steuerberater und Steuerkanzleien arbeitet mit DATEV Unternehmen online. Das Programm wurde für Unternehmen entwickelt. Sie haben damit die Möglichkeit ihre Buchhaltung digital zu organisieren und gleichzeitig wichtige Daten und Belege direkt mit dem Steuerberater auszutauschen. DATEV Unternehmen online bedient jedoch nicht alle Funktionalitäten einer klassischen Buchhaltungssoftware. Unternehmen sollten daher darüber nachdenken, eine zusätzliche Software für die eigentliche Online Buchhaltung einzusetzen.

Tipp: Bei der Auswahl einer Software sollte auf eine Schnittstelle zu DATEV geachtet werden. Diese ermöglicht es, Daten aus der Buchhaltungssoftware einfach in DATEV Unternehmen online zu übertragen und so direkt dem Steuerberater zu übermitteln.

Beliebte Buchhaltungsprogramme

Heute werden viele der Buchhaltungsprogramme als Cloud-Lösungen angeboten. Bekannte Anbieter sind beispielsweise sevDesk, lexoffice oder Sage 50. Die genannten Programme eigenen sich für Freiberufler Kleingewerbe aber auch GmbH und UGs. Die Frage nach der „besten“ Buchhaltungssoftware muss letztendlich im Unternehmen selbst beantwortet werden. Wichtig ist, dass die Software die Abläufe im Bereich der Rechnungsstellung und im Büro vereinfacht, automatisiert und dafür sorgt, dass alle Verpflichtungen und Fristen eingehalten werden. Das Unternehmen sollte dank der Software signifikant Zeit sparen und einen guten Überblick über alle Abläufe und Dokumente bekommen. Da sich der Funktionsumfang der Buchhaltungsprogramme von Anbieter zu Anbieter unterscheiden kann, lohnt es sich Zeit in einen ausführlichen Vergleich der Programme zu investieren.

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