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„Das unsichtbare Auge des Finanzamtes“ Ist der Besuch des Finanzamtes wirklich so furchteinflößend?

Kassennachschau: Wenn das Finanzamt überraschend vor der Tür steht - Erfahren Sie, wie Unternehmen sich auf unangekündigte Prüfungen vorbereiten sollten und welche Konsequenzen bei festgestellten Unregelmäßigkeiten drohen. Erhalten Sie wertvolle Tipps, um Ihre Buchführung und Kassenführung auf dem richtigen Kurs zu halten.

Kassennachschau – Was ist das?

Seit der Neuregelung in der Abgabenordnung kann ein Prüfer des Finanzamtes gemäß §146b AO ohne Vorankündigung vor Ihrer Tür stehen, die Herausgabe der Kassenbuchführung und den Zugriff auf die Kasse verlangen. Unter anderem soll damit der Kassenmanipulation vorgebeugt werden. Durch die verstärkte Kontrolle von Unternehmen sollen unvollständige oder falsche Aufzeichnungen, Manipulationen an Kassensystemen oder das Vorhalten von unversteuerten Einnahmen aufgedeckt werden.

Die Voraussetzungen der Kassennachschau

• Zulässigkeit der Kassennachschau: Zulässig ist eine Kassennachschau in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Hierzu zählt auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb. Die Überprüfung muss von einem mit der Prüfung betrauten Amtsträger durchgeführt werden.
• Zeit und Ort der Kassennachschau: Die Kassennachschau kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung stattfinden. Allerdings nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des betreffenden Unternehmens und während der üblichen Arbeits- und Geschäftszeiten. Hierbei sind die gebräuchlichen Zeiten der jeweiligen Branche richtungsweisend.
• Gründe: Es müssen Gründe für die Annahme der Notwendigkeit einer Kassennachschau vorliegen. Hierbei ist es jedoch ausreichend, wenn das Finanzamt ernstzunehmende Gründe für einen Verlust von steuerlichen Informationen sieht und nennenswerte Mehrsteuern zu erwarten sind.
• Übergang zu einer Betriebsprüfung: Werden Ungereimtheiten bei der Steuerprüfung erkannt, kann ohne Fristsetzung und ohne gesonderte Prüfungsanforderung zu einer umfassenden Betriebsprüfung übergegangen werden. Diese erfasst alle betrieblichen Unterlagen, elektronische Daten du Steuerarten. Eine Voraussetzung für die Betriebsprüfung besteht in der schriftlichen Hinweisung durch den Prüfungsbetrauten.
• Pflichten des Steuerpflichtigen: Der Zutritt zu den Räumlichkeiten muss gewährleistet und Einblick in betreffende Dokumente ermöglicht werden. Bei einem offenen Kassensystem kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen. Auch die Organisationsunterlagen zum Kassensystem sind vorzulegen.
• Verweigerung?: Die Kassennachschau kann durch den Steuerpflichtigen verweigert werden. Zwangsmittel, die infolgedessen eingesetzt werden, bedürfen der Durchsetzung in Form eines Verwaltungsaktes. Durch die Verweigerung wird der Prüfer berechtigt, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen. Eine Außenprüfung im Rahmen der Kassennachschau ist eine eingehendere Prüfung, die Unternehmen genauer unter die Lupe nimmt, um sicherzustellen, dass sie ihre steuerlichen Pflichten erfüllen und keine steuerlichen Verstöße vorliegen.

Vorbereitung auf einen Kassennachschau

Direkte Vorbereitung ist aufgrund des Überraschungscharaters der Kassennachschau schwierig. Allerdings gibt es Indizien, die auf einen naherückenden Besuch des Finanzamtes hinweisen. Wenn beispielsweise mehrere Jahre hintereinander auf einem Steuerbescheid die Formel "Dieser Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung", dann könnte eine Kassen-Nachschau unmittelbar bevorstehen. Dieser Umstand lässt Unternehmen mit einer Möglichkeit: Die ordnungsgemäße Führung der Kassensysteme und der Abrechnungen. Folgendes ist dabei zu beachten: 

• GOBSs beachten: Wenn Sie die Regeln einer ordnungsgemäßen Kassenführung beachten, dann können Sie einer solchen entspannt entgegentreten.

• Verfahrensdokumentation bereitlegen: Sie müssen für alle elektronischen Systeme eine Verfahrensdokumentation führen. Am besten halten Sie diese bereit. 

• Vertreter ernennen: Damit Sie sich neben allen anderen Pflichten eines Unternehmensvorsitzenden auch noch damit befassen müssen, ist es ratsam, für diese Maßnahmen einen Vertreter zu ernennen.
• Auf möglichen Betrug vorbereitet sein: Sollte der „Amtsträger“ Bargeld von Ihnen verlangen, dann sollten Sie umgehend die Polizei verständigen.

Steuerberater einschalten

Sie sollten mit Ihrem Steuerberater frühzeitig einen Notfallplan erarbeiten. Vorteil an der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater ist, dass dieser die Anforderungen des Finanzamtes kennt und weiß, worauf die Amtsträger bei der Prüfung besonders achten. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann einen Notruf bei seinem Steuerberater absetzen, der im Falle einer Kassennachschau zur Hilfe eilt. Allerdings kann dies ein kostspieliges Unterfangen sein und sollte bei ordnungsgemäßer Buchführung nicht notwendig sein.

Neue Sanktionen

Zu den Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung gehören mittlerweile auch Bußgeldtatbestände. Nach §379 Abs. 1 AO

Um eine Ordnungswidrigkeit handelt es sich im Sinne dieses Paragrafen dann, wenn

die verwendete Kasse insbesondere nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügt oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

die Daten nicht oder nicht richtig geschützt sind, weil ein System verwendet wird, das nicht über die zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügt.

Fazit

Eine Kassennachschau kann gemäß den neuen Regelungen der Abgabenordnung (AO) ohne Vorankündigung und ohne gesonderte Prüfung von Statten gehen. Auch wurden neue Sanktionen in Form von Bußgeldtatbeständen erlassen. Es gibt einige Voraussetzungen für eine solche Prüfung. Die Möglichkeit zur Verweigerung besteht, kann aber die Folge einer umfassenden Außenprüfung nach sich ziehen. Es gibt einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich auf eine Kassennachschau „vorbereiten“ möchten. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie alle Maßnahmen, die im Rahmen einer solchen Prüfung vom Amtsträger ergriffen werden können, mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0