Lohnauswertung & Gehaltsabrechnung verstehen: Der vollständige Praxis-Guide

Lohnauswertung & Gehaltsabrechnung verstehen: Der vollständige Praxis-Guide

Die Lohnauswertung gehört zu den zentralen Aufgaben im Personal- und Finanzwesen eines Unternehmens. Sie liefert eine detaillierte Übersicht über Lohn- und Gehaltszahlungen, Sozialabgaben und steuerliche Abzüge. Für Arbeitnehmer ist die Gehaltsabrechnung der wichtigste Nachweis über das erzielte Einkommen, während Arbeitgeber mit der Lohnauswertung die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die korrekte Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sicherstellen.

Trotz der wachsenden Digitalisierung empfinden viele Mitarbeiter die Lohnauswertung als schwer verständlich. Dieser Artikel erklärt verständlich, welche Daten in einer Gehaltsabrechnung enthalten sind, worauf zu achten ist, und wie Unternehmer die Auswertungen korrekt erstellen und prüfen.

Warum die Lohnauswertung so wichtig ist

Eine Lohnauswertung bietet Transparenz: Sie zeigt, wie sich das Bruttogehalt in steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Anteile aufgliedert und wie hoch die tatsächliche Auszahlung an den Arbeitnehmer ist.

Regelmäßig überprüfte Gehaltsabrechnungen verhindern Fehler, die teuer werden können. Typische Fehlerquellen sind:

• Falsche Steuerklasse
• Tippfehler bei Bankdaten
• Falsche Berechnung von Überstunden oder Zuschlägen

Ein Fehler auf der Gehaltsabrechnung kann für den Arbeitnehmer zu Nachzahlungen führen und beim Arbeitgeber unnötige Korrekturen oder Betriebsprüfungen auslösen.

Darüber hinaus entwickelt der Mitarbeiter durch regelmäßige Kontrolle ein besseres Verständnis dafür, wie sich sein Netto-Gehalt zusammensetzt und welche Abzüge regelmäßig erfolgen.

Aufbau einer Lohnauswertung: Was steht auf der Gehaltsabrechnung?

Obwohl Gehaltsabrechnungen optisch variieren können, folgt der Aufbau meist einem standardisierten Schema. Grundsätzlich lassen sich folgende Bereiche unterscheiden:

1. Persönliche Daten des Arbeitnehmers
2. Urlaub und Abwesenheit
3. Sozialversicherung und Krankenkasse
4. Ein- und Austrittdaten
5. Arbeitsstunden und Überstunden
6. Steuer-ID und weitere Abrechnungsdetails
7. Bruttobezüge und Lohnarten
8. Steuer- und Sozialversicherungsabzüge
9. Gesamtbrutto und Abzüge
10. Sozialversicherungsabzüge
11. Auszahlungsbetrag (Netto)
12. SV-AG-Anteile

Muster einer Lohnabrechnung, Quelle: stepstone

1. Persönliche Angaben: Sind die Daten korrekt?

Die Lohnauswertung enthält grundlegende Mitarbeiterinformationen:

Feld	Bedeutung
1 - Personalnummer	Eindeutige Identifikation des Mitarbeiters im Unternehmen
2 - Geburtsdatum	Relevanz für Altersgrenzen in der Sozialversicherung
3 - Steuerklasse (STKI)	Einfluss auf Lohnsteuerabzüge
4 - Faktor	Bei Steuerklasse IV mit Faktorverfahren
5 - Kinderfreibetrag (KIFrbtrg.)	Freibeträge für Kinder, mindert Lohnsteuer
6 - Konfession	Berechnung der Kirchensteuer
7 – Freibetrag jährlich	Jährlicher Freibetrag, dämpft die Berechnung der Lohnsteuer
8 – Freibetrag monatlich	Monatlicher Freibetrag, dämpft die Berechnung der Lohnsteuer
9 - DBA	Doppelbesteuerungsabkommen
10 – Midi-Job	Reduzierte Sozialabgabenlast

Fehler in diesem Bereich führen zu direkten finanziellen Auswirkungen, insbesondere bei Steuerklasse, Kinderfreibeträgen und Bankdaten.

 

2. Urlaub und Abwesenheit

Feld	Bedeutung
11 – St.-Tg	Anzahl der Steuertage im Monat
12 – VJ Url. Üb.	Übernahme des Urlaubs aus dem Vorjahr
13 – Url.Anspr.	Anspruch auf Urlaubstage in diesem Jahr
14 – Url. Tg.gen.	Anzahl der Urlaubstage, die im aktuellen Jahr genommen wurden
15 – Resturlaub	Noch verbleibende Urlaub aus diesem Jahr
16 – Anw. Tage	Anzahl der Tage, an denen der Mitarbeiter gearbeitet hat
17 – Urlaub Tage	Anzahl der Urlaubstage, die genommen wurden
18 – Krank. Tg.	Krankheitstage
19 – Fehlz. Tage	Fehlzeit in Fehltagen, die nicht durch Urlaub entstehen (z.B. unbezahlter Urlaub)

3. Sozialversicherung und Krankenkasse

Feld	Bedeutung
20 – SV-Nummer	Die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
21 – Krankenkasse	Die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist
22 – KK%	Der Prozentsatz des Beitrags zur Krankenversicherung
23 - PGRS	Personengruppenschlüssel
24 - BGRS	Beitragsgruppenschlüssel
25 – Um.	Umlage, Ausprägung ist 1 oder 2, 1= Umlagen 1 und 2 werden gezahlt, 2= nur Umlage 2 wird gezahlt, zahlt Arbeitgeber allein
26 – SV-TG	Anzahl Sozialversicherungstage im Abrechnungsmonat
27 – Anw. Tage	Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage
28 – Urlaub Std.	Urlaubsstunden, die genommen wurden
29 – Krank.Std	Krankheitsstunden, die aufgetreten sind
30 – Fehz.Std	Fehlstunden, für unbezahlte Abwesenheit

 

4. Ein- und Austrittsdaten

Feld	Bedeutung
31 - Eintritt	Das Datum, an dem der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist
32 - Austritt	Das Datum des Ausscheidens des Mitarbeiters aus dem Unternehmen

 

5. Arbeitsstunden und Überstunden

Feld	Bedeutung
33 – Überstd.	Überstunden, die über die vertraglich vereinbarte regulär Arbeitszeit hinausgehen und für die ggfs. Zuschlag gezahlt wird
34 – Bez. Std.	Die für den Mitarbeiter relevanten Stunden, die tatsächlich abrechnet werden. Bezahlt werden diese Stunden als reguläre Arbeitszeit

 

6. Steuer-ID und weitere Abrechnungsdetails

Feld	Bedeutung
35 – Steuer ID	Die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters
36 - MFB	Mehrfachbeschäftigung, J als Kennzeichen, wenn Mitarbeiter mehr als einen Arbeitgeber haben
37 – Zeitlohn Std.	Anzahl Zeitstunden im Abrechnungsmonat bei variabler Arbeitszeit
38 – Hinweise zur Abrechnung	Besondere Hinweise oder Erklärungen zu spezifischen Abzügen oder Zahlungen

7. Bruttobezüge und Lohnarten: Grundlage für Steuer und Sozialabgaben

Feld	Bedeutung
39 – Steuer ID	Die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters
40 – Lohnart	Die Art des Lohns, z.B. Grundgehalt, Bonus, Zulagen
41 – Bezeichnung	Der Name der Lohnart (z.B. "Festgehalt", "Sachkostenzuschuss")
42 – Einheit	Die Einheit, in der die Lohnart abgerechnet wird (z.B. Stunden, Stück)
43 – Menge	Die Menge an Einheiten (z.B. 40)
44 – Faktor	Ein Multiplikator, der zur Berechnung der Lohnart verwendet wird (z.B. für Stundenlöhner ist es hier der Stundensatz)
45 - Prozentsatz	Der Prozentsatz, mit dem eine Lohnart belegt ist, z.B. bei Nachtzuschlag 25%

Der Bruttolohn setzt sich aus verschiedenen Lohnarten zusammen:

Lohnart	Beispiele
Grundgehalt	Festes Monatsgehalt
Überstunden (Überstd.)	Abrechnung nach vereinbartem Stundensatz
Zuschläge	Nacht-, Feiertags- oder Sonntagszuschläge
Sachbezüge	Essensgeld, Firmenwagen, Gutscheine
Sonderzahlungen	Weihnachts- oder Urlaubsgeld

Die Summe aller Bruttobezüge ergibt das Gesamtbrutto, das die Basis für Steuer- und Sozialabgaben bildet.

Hinweis: Das Steuerbrutto kann vom Gesamtbrutto abweichen, da einige Bezüge steuerfrei oder pauschal versteuert sein können.

 

8. Steuer- und Sozialversicherungsabzüge: Was wird einbehalten?

Die Lohnauswertung zeigt detailliert, welche Abzüge vom Brutto erfolgen. Sie unterteilt sich in steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge.

Steuerliche Abzüge:

Abzug	Beschreibung
Lohnsteuer	Abhängig von Steuerklasse, Einkommen und Freibeträgen
Kirchensteuer	8% (Baden-Württemberg, Bayern) oder 9% (übrige Bundesländer) der Lohnsteuer
Solidaritätszuschlag	Zuschlag auf Lohnsteuer ab höheren Einkommen

Sozialversicherungsabzüge:

Versicherung	Gesamt	Arbeitnehmeranteil	Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung	14,6%	7,3%	7,3%
Rentenversicherung	18,6%	9,3%	9,3%
Arbeitslosenversicherung	2,4%	1,2%	1,2%
Pflegeversicherung	3,05%	1,525%	1,525%

Der Arbeitgeberanteil wird separat ausgewiesen, zählt aber nicht zum Netto des Mitarbeiters, ist aber für die Gesamtkosten des Arbeitgebers relevant.

 

Feld	Bedeutung
46 – St: LFFP	L bedeutet laufend steuerpflichtig, F bedeutet steuerfrei, P bedeutet pauschal versteuert
47 – SV: LFFF	L bedeutet laufend sozialversicherungspflichtig, F bedeutet sozialversicherungsfrei
48 – GB: JJJJ	J bedeutet der Betrag ist Teil es ausgewiesenen Gesamtbruttos, andere Ausprägung ist N, nicht Teil des ausgewiesenen Gesamtbruttos
49 – 001 Festbezug Lohn Gehalt	Der fest vereinbarte Lohn/fest vereinbarte Gehaltsgröße
50 – 027 Sachkostenzuschuss	Zuschüsse, die steuerfrei sind, wie z.B. für Fitnessstudio oder Gutscheinkarte
51 – 028 Circula (hier trebono) St/SV-frei	Steuer- und sozialversicherungsfreie Beträge, z.B. hier z.B. hier für den steuerfreien Anteil Essensgeld (hier über den Dienstleister trebono)
52 – 029 Circula (hier trebono) pasch. Steuer	Pauschal versteuerte Sachlohnkomponenten, hier z.B. der pauschal versteuerte Anteil des Essensgeld (hier über den Dienstleister trebeno)

 

9. Gesamtbrutto und Abzüge

Feld	Bedeutung
53 - Gesamtbrutto	Summe aller Beträge von oben, die ein J in der Spalte GB haben
54 – Steuerbrutto	Der Anteil der Bezüge, die steuerpflichtig sind
55 – Lohnsteuer	berechnete Lohnsteuer im Berichtsmonat
56 – Kirchensteuer	Steuer, die für Mitglieder einer Kirche, die kirchensteuerbegünstigt ist, berechnet aus der Lohnsteuer
57 – Solidaritätszuschlag	Der Zuschlag, der zusätzlich zur Lohnsteuer erhoben wird, dies aber nur bei höheren Einkommen (ab ca. 73.000 € p.a. bei Steuerklasse 1)
58 – Steuerrechtliche Abzüge	Summe der in den Zeilen genannten steuerrechtlichen Abzüge

 

10. Sozialversicherungsabzüge

Feld	Bedeutung
59 – KV-Brutto	Das Bruttogehalt, das der Krankenversicherung unterliegt
60 – RV-Brutto	Das Bruttogehalt, das der Rentenversicherung unterliegt
61 – AB-Brutto	Das Bruttogehalt, das der Arbeitslosenversicherung unterliegt
62 – PV-Brutto	Das Bruttogehalt, das der Pflegeversicherung unterliegt
63 – KV-Beitrag	Der Beitrag zur Krankenversicherung
64 – RV-Beitrag	Der Beitrag zur Rentenversicherung
65 – AV-Beitrag	Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung
66 – PV-Beitrag	Der Beitrag zur Pflegeversicherung
67 – SV-rechtliche Abzüge	Summe aller sozialversicherungsrechtlichen Abzüge

 

11. Nettoauszahlung: Der Betrag auf dem Konto

Am Ende der Gehaltsabrechnung steht der Auszahlungsbetrag (68). Dieser ergibt sich aus:

Netto=Brutto-Steuerabzuge-Sozialversicherungsbeitrage

Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob der Auszahlungsbetrag korrekt ist und alle vereinbarten Zuschläge enthalten sind.

 

12. SV-AG-Anteil

Der SV-AG-Anteil (69) ist der Anteil, den der Arbeitgeber zur Sozialversicherung beisteuert über die Beiträge des Mitarbeiters hinaus.

Worauf Arbeitnehmer bei der Lohnauswertung achten sollten

Viele prüfen nur den Netto-Betrag, dabei gibt es mehrere kritische Punkte:

1. Persönliche Daten korrekt?
   Fehler bei Name, Adresse oder Steuerklasse können hohe Abzüge oder Nachzahlungen verursachen.
2. Richtige Bankverbindung?
   Ein falsches Konto bedeutet verzögerte oder nicht erfolgte Gehaltszahlungen.
3. Brutto korrekt?
   Stimmen Grundgehalt, Überstunden, Zuschläge und Sonderzahlungen mit Vertrag oder Vereinbarungen überein?
4. Abrechnungsjahr prüfen
   Fehlerhafte Jahreszahlen können Auswirkungen auf ALG I oder Rentenberechnung haben.

Auswertungen für Arbeitgeber: DÜ-Protokolle

Neben der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter erhalten Arbeitgeber Lohnauswertungen in Form von elektronischen Datenübermittlungen:

• DÜ-Protokoll Lohnsteuer-Anmeldung: Bestätigt, dass die Lohnsteuer korrekt an das Finanzamt übermittelt wurde. Es enthält:
• Finanzamt und Steuernummer
• Anmeldezeitraum (monatlich, quartalsweise)
• Anzahl der Mitarbeiter
• Einzelwerte wie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer
• Gesamtbetrag zur Überweisung
• DÜ-Protokoll Beitragsnachweis: Meldung der Sozialversicherungsbeiträge an Krankenkassen. Enthalten sind:
• Name der Krankenkasse
• Betriebsnummer der Krankenkasse und des Arbeitgebers
• Laufende oder berichtigte Meldung
• Beitragssätze und Beträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Diese Protokolle sichern die ordnungsgemäße Abführung von Steuern und Sozialabgaben und sind relevant für Betriebsprüfungen.

Fazit: Lohnauswertungen verstehen und prüfen

Eine sorgfältige Lohnauswertung ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber unerlässlich. Mitarbeiter erkennen früh Fehler und behalten den Überblick über ihr Einkommen, während Arbeitgeber die korrekte Abführung von Steuern und Sozialabgaben nachweisen können.

 

Kanzlei HERRMANN + MAY TREUHAND ist dabei Ihr zuverlässiger Partner für eine rechtssichere, effiziente und moderne Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch unsere langjährige Erfahrung, tiefes Fachwissen und digitale Prozesslösungen stellen wir sicher, dass Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Wir begleiten Unternehmen jeder Größe – persönlich, kompetent und mit dem Anspruch, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern optimal für Ihr Unternehmen zu gestalten.

Sie wollen wissen, welche Besonderheiten es bei der Lohnabrechnung für Mitarbeiter im Homeoffice gibt? Dann lesen Sie unseren Artikel!

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0