Lohnabrechnung im Homeoffice korrekt umsetzen – Leitfaden für Unternehmen

Die Arbeit im Homeoffice hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen und gehört mittlerweile für viele Beschäftigte zum festen Arbeitsalltag. Diese Entwicklung stellt auch die Lohnbuchhaltung vor neue Herausforderungen und Besonderheiten. Denn die korrekte Abwicklung der Lohnabrechnung für Mitarbeiter im Homeoffice erfordert besondere Kenntnisse über steuerliche Regelungen, Kostenerstattungen und Dokumentationspflichten. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es bei der Lohnbuchführung für Heimarbeitende ankommt und welche Besonderheiten Arbeitgeber und Lohnbuchhalter beachten müssen.

Was sind die zentralen Herausforderungen der Lohnbuchhaltung im Homeoffice?

Die Lohnbuchhaltung für Mitarbeiter im Homeoffice ist komplexer als die klassische Lohnabrechnung für Beschäftigte am Firmenstandort. Hauptgrund hierfür sind die unterschiedlichen steuerlichen Regelungen bei der Erstattung von Kosten, die im Homeoffice entstehen. Während klassische Aufwandsentschädigungen oft pauschal steuerfrei erstattet werden können, ist die steuerliche Behandlung von Erstattungen für Telefon, Internet, Arbeitsmittel oder das häusliche Arbeitszimmer differenziert. Die Lohnbuchführung muss diese unterschiedlichen Sachverhalte korrekt erfassen, um steuerliche Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation der Homeoffice-Tage. Nur wenn nachvollziehbar ist, an welchen Tagen die Arbeit tatsächlich von zuhause aus erfolgt ist, kann die korrekte steuerliche Behandlung der Homeoffice-Pauschale oder von Kostenerstattungen gewährleistet werden. Die Lohnbuchhaltung muss diese Nachweise sorgfältig prüfen und aufbewahren.

Wie wirkt sich die Überlassung von Arbeitsmitteln auf die Lohnabrechnung aus?

Ein zentrales Element der Lohnbuchhaltung bei Heimarbeitern ist die Behandlung der Überlassung von Arbeitsmitteln. Stellt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter Arbeitsmittel wie Laptop, Smartphone oder Büromaterial kostenlos zur Verfügung, ist dies unter bestimmten Bedingungen steuerfrei. Entscheidend ist, dass die Arbeitsmittel Eigentum des Arbeitgebers bleiben und eine private Nutzung ausgeschlossen ist. In diesen Fällen zählt die Überlassung nicht als Arbeitslohn und muss nicht in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Komplizierter wird es, wenn die private Mitbenutzung erlaubt ist. Hier kann ein geldwerter Vorteil entstehen, der als Arbeitslohn gilt und entsprechend zu versteuern ist. Die Lohnbuchhaltung muss diesen Vorteil bewerten und erfassen. Eine schriftliche vertragliche Regelung, die die Art der Nutzung und Eigentumsverhältnisse eindeutig festlegt, erleichtert die korrekte Lohnabrechnung erheblich.

Welche Besonderheiten gibt es bei der Erstattung von Telefon- und Internetkosten?

Telefon- und Internetkosten sind typische Kostenpositionen, die im Homeoffice entstehen und vom Arbeitgeber erstattet werden können. Die Lohnbuchhaltung muss hier zwischen verschiedenen Erstattungsarten unterscheiden. Telefonkosten können steuerfrei bis zu einem bestimmten Anteil erstattet werden, nämlich bis zu 20 Prozent der Rechnung, maximal 20 Euro pro Monat, wenn eine berufliche Veranlassung vorliegt. Dies kann ohne Einzelnachweis in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Internetkosten hingegen dürfen nicht steuerfrei erstattet werden. Hier besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, eine Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent anzuwenden, sofern der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten schriftlich erklärt. Diese Erklärung ist ein wichtiger Bestandteil der Lohnbuchführung, da sie die Grundlage für die pauschale Versteuerung bildet und dokumentiert werden muss. Ohne diese Nachweise kann die Lohnabrechnung fehlerhaft sein und zu Nachzahlungen oder Nachforderungen führen.

Wie wird die Homeoffice-Pauschale in der Lohnbuchhaltung behandelt?

Die Homeoffice-Pauschale ist eine steuerliche Vereinfachung für Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit überwiegend von zuhause aus ausüben. Seit 2023 können Beschäftigte für jeden Homeoffice-Tag 6 Euro, maximal 1.260 Euro im Jahr, als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Wichtig zu wissen ist, dass diese Pauschale nicht vom Arbeitgeber erstattet und damit auch nicht steuerfrei in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden kann.

Für die Lohnbuchhaltung bedeutet dies, dass die Homeoffice-Pauschale kein Bestandteil der Lohnabrechnung ist, sondern ausschließlich vom Arbeitnehmer im Rahmen der privaten Steuererklärung geltend gemacht wird. Die Arbeitgeberseite kann jedoch durch eine Bescheinigung über die tatsächlichen Homeoffice-Tage den Arbeitnehmer bei der Steuererklärung unterstützen. Diese Bescheinigung sollte sorgfältig dokumentiert und archiviert werden.

Welche Rolle spielt das häusliche Arbeitszimmer für die Lohnabrechnung?

Ein weiterer bedeutender Punkt für die Lohnbuchhaltung ist die Behandlung der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten erstattet, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Lohnbuchführung muss diese Beträge daher als solchen erfassen und in der Lohnabrechnung entsprechend ausweisen.

Für den Arbeitnehmer besteht jedoch die Möglichkeit, diese Kosten als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung abzusetzen. Voraussetzung ist, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, was mindestens drei Tage Homeoffice pro Woche voraussetzt. Neu ist seit 2023 eine Jahrespauschale von 1.260 Euro, die anstelle der tatsächlichen Kosten angesetzt werden kann. Die Lohnbuchhaltung sollte auf diese Differenzierung hinweisen, da die steuerliche Wirkung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedlich ist.

Wie kann die Lohnbuchhaltung die Steuerfreiheit von Erstattungen sicherstellen?

Die Sicherstellung der Steuerfreiheit von Kostenerstattungen im Homeoffice ist eine zentrale Aufgabe der Lohnbuchführung. Dabei helfen klare und schriftlich fixierte Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die Art der Erstattung, die Nutzung der Arbeitsmittel und die Kostenerstattung. Diese Verträge dienen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und vermeiden Missverständnisse bei der Lohnabrechnung.

Zudem muss die Lohnbuchhaltung die entsprechenden Nachweise und Dokumentationen sammeln und prüfen, etwa die Homeoffice-Tage, Kostenbelege oder Erklärungen zu Internetkosten. Nur so können steuerfreie Erstattungen korrekt verbucht werden. Fehlen solche Dokumente, müssen die Zahlungen als Arbeitslohn behandelt werden, was höhere Steuer- und Sozialabgaben zur Folge haben kann.

Kostenart	Steuerliche Behandlung	Voraussetzungen/Anmerkungen
Arbeitsmittel (Laptop etc.)	Steuerfrei bei Eigentum und kein Privatgebrauch	Private Nutzung führt zu Arbeitslohn
Telefonkosten	Steuerfrei bis 20 % der Rechnung, max. 20 €/Monat	Berufliche Veranlassung erforderlich
Internetkosten	Steuerpflichtig, pauschale Versteuerung möglich	Erforderliche Kostenaufstellung des Arbeitnehmers
Arbeitszimmer	Steuerpflichtiger Arbeitslohn bei Erstattung	Werbungskostenabzug in privater Steuererklärung möglich
Homeoffice-Pauschale	Kein Bestandteil der Lohnabrechnung	Max. 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr, nur in privater Steuererklärung

Fazit: Die Lohnbuchhaltung im Homeoffice erfordert sorgfältige Planung und Kenntnis

Die Lohnbuchhaltung für Mitarbeiter im Homeoffice ist ein komplexes Feld, das besondere Aufmerksamkeit und Fachwissen erfordert. Von der Überlassung der Arbeitsmittel über die Erstattung von Telefon- und Internetkosten bis hin zur Behandlung der Homeoffice-Pauschale und des häuslichen Arbeitszimmers müssen zahlreiche steuerliche Vorgaben beachtet werden. Die Lohnabrechnung muss alle Besonderheiten korrekt erfassen, um steuerliche Risiken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vermeiden.

Zentral ist dabei eine klare vertragliche Grundlage und eine lückenlose Dokumentation der Homeoffice-Tage und Kostennachweise. Nur so kann die Lohnbuchführung sicherstellen, dass Erstattungen steuerfrei bleiben, und Arbeitnehmer optimal bei der Steuererklärung unterstützen. Arbeitgeber sollten ihre Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen daher regelmäßig schulen und bei Bedarf steuerliche Experten hinzuziehen.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0

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