Grundlagen der Lohnbuchhaltung

Neben der Finanzbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung eine zweite große Unterkategorie der Buchhaltung im Allgemeinen. Sie fällt für alle Unternehmen an, die Mitarbeiter beschäftigen. Ein Überblick über die Aufgaben und wichtigsten Fakten zur Lohnbuchhaltung finden Sie im folgenden Artikel.

Was ist die Lohnbuchhaltung

Bei der Lohnbuchhaltung handelt es sich um eine Unterkategorie der Buchhaltung. Sie beschäftigt sich mit jenen Aspekten der Buchführung, die mit den Arbeitnehmern zu tun haben. Es wird auch von Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder von Lohnbuchführung gesprochen. Aufgabe der Lohnbuchführung ist allgemein gesagt die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einem Unternehmen. Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören dazu jedoch noch andere Pflichten, wie beispielsweise die Führung der Lohnkonten oder die Meldung notwendiger Beiträge.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Zur Lohnbuchführung gehören fünf Kernaufgaben, die im Rahmen der Personalabrechnung erledigt werden müssen.

• Pflege der Personenstammdaten: Wenn neue Mitarbeiter in das Unternehmen ein- oder alte Mitarbeiter austreten, müssen Personenstammdaten dieser Personen angelegt bzw. bearbeitet werden. Die hierfür relevanten Daten werden intern in Lohnkonten gespeichert. So ist es möglich, immer schnell alle relevanten Daten an entsprechende Stellen wie beispielsweise die Krankenkassen oder das Finanzamt zu senden.

• Erfüllung der Meldeerfordernisse: Eine wichtige Aufgabe im Bereich der Lohnbuchhaltung ist die sachgemäße und zeitnahe Meldung bezüglich der Mitarbeiter. Dazu gehören die Lohnsteuer-Anmeldung sowie die DEÜV-Meldungen an Sozialversicherung, Krankenkassen und Finanzamt. DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Die Verordnung regelt, wie das Meldeverfahren zwischen Arbeitgeber und der Sozialversicherung sowie den Finanzämtern aussehen muss. Zur Erstellung der Meldungen für die Sozialversicherung sowie zur Ermittlung der entsprechenden Beiträge und der einzubehaltenden Lohnsteuer, benötigt die Lohnbuchführung neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers weitere Informationen, wie beispielsweise die Steueridentifikationsnummer oder die Sozialversicherungsnummer. Zum Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters muss dieses von der Lohnbuchhaltung in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden. Auch der jeweiligen Krankenkasse wird das Ende des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt.

• Lohnkonten führen: Über das jeweilige Lohnkonto dokumentiert ein Unternehmen, wann jedem Mitarbeiter wie viel Lohn gezahlt wurde. Beschäftigt ein Unternehmen mehr als 10 Mitarbeiter, muss zusätzlich zum Jahresabschluss ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden. Die Lohnbuchhaltung übermittelt dann die Summe der abgeschlossenen Lohnkonten an die Finanzverwaltung. Zudem muss für die Sozialversicherungsträger von jedem Arbeitnehmer spezifisch das beitragspflichtige Jahresentgelt an die Krankenkasse gemeldet werden.

• Abrechnung der Personalkosten: Die Abrechnung der Personalkosten ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Lohnbuchführung. Es gibt sowohl Personalgrundkosten als auch Personalnebenkosten und Personalzusatzkosten. Personalgrundkosten sind solche Kosten, die direkt für die Leistungserbringung anfallen. Es handelt sich also um den eigentlichen Lohn oder das Gehalt.

Die Lohnbuchhaltung muss jedoch auch Personalnebenkosten abrechnen. Diese entstehen häufig durch gesetzliche oder tarifliche Regelungen. Die gesetzlichen Personalnebenkosten betreffen alle Unternehmen, für die das jeweilige Gesetz gilt. Dazu zählen zum Beispiel: Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall, Leistungen für Urlaub und Feiertage sowie Aufwendungen aufgrund des Mutterschutzgesetzes, des Schwerbehindertengesetzes oder des Betriebsverfassungsgesetzes

Tarifliche Personalnebenkosten werden branchenspezifisch in den einzelnen Tarifverträgen geregelt. Es gibt dabei unter anderem Sonderzahlungen wie Urlausbgeld, Weihnachtsgeld, geldwerte Vorteile, Sachbezge, vermögenswirksame Leistungen sowie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge

Die freiwilligen Personalzusatzkosten sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich und reichen von Betriebskindergärten bis hin zur Kostenübernahme für Fort- und Weiterbildungen. Am Ende ergibt sich aus den Personalgrund-, Personalneben- und Personalzusatzkosten das Arbeitgeber-Brutto. Dies ist der Betrag, denn der Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter letztendlich bezahlt.

• Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: In der Entgeltabrechnung werden alle Bestandteile des Bruttolohns sowie etwaige geldwerte Vorteile oder Sachbezüge aufgelistet. Anschließend wird sie dem jeweiligen Mitarbeiter ausgehändigt. Nachdem die Löhne und Gehälter überwiesen wurden, werden die Buchungsbelege an die Finanzbuchhaltung gegeben.

Externe oder interne Lohnbuchhaltung?

Unternehmen können die Lohnbuchhaltung entweder selbst intern erledigen oder aber extern einem Lohnbüro oder einem Steuerberater überlassen.

Externe Lohn- und Gehaltsabrechnung

Externe Lohnbuchhalter oder Steuerberater haben viel Expertise im Bereich der Lohnbuchhaltung und können diese ordentlich und sachgemäß erledigen. Von Vorteil ist hier ein Steuerberater, der das Unternehmen bereits kennt beispielsweise, weil er dessen Finanzbuchhaltung erledigt. Viele Unternehmen wollen sich keine Gedanken um die Lohnbuchhaltung machen und kennen sich auch nicht mit der Thematik aus. Für sie ist der optimale Weg die Beauftragung eines Steuerberaters.

Lohnbuchhaltung selber machen

Selbstverständlich ist die Beauftragung einer externen Person für die Lohnbuchhaltung kein Muss. Hat das Unternehmen ausreichend Kapazität, kann die Lohnbuchhaltung auch mit einer Lohnsoftware oder eigens eingestellten Mitarbeitern bewältigt werden. Wer diesen Weg geht, sollte eine Lohnsoftware einsetzen. Die Programme unterstützen mit vielen smarten Funktionen und machen die korrekte Lohnabrechnung um einiges einfacher. Bekannte und gut bewertete Lohnsoftwares sind beispielsweise lexoffice, Lexware oder auch Sage.

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung

Zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung werden alle Aufgaben gezählt, die wie der Ausdruck es schon verrät, die eigentliche Lohnbuchhaltung vorbereiten. Dabei werden alle wichtigen Daten und Dokumente gesammelt und anschließend beispielweise an einen Steuerberater weitergeleitet, der die Lohnbuchhaltung final erledigt. Zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung gehören zum Beispiel:

• Das Anzeigen von Krankheitstagen
• Die Meldung von Adress-, Krankenkassen- oder Bankverbindungs-Änderungen
• Das Einholen sowie Weiterleiten aller relevanten Informationen neuer Mitarbeiter für die Anmeldung bei den Sozialkassen, Versicherungen
• Das Weiterleiten von Arbeitsverträgen bei Einstellungen
• Das nzeigen von Gehalts- oder Vertragsänderungen

Betriebsprüfungen im Lohnbereich

Auch in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung kann es zu verschiedenen Betriebsprüfungen kommen.

• Sozialversicherungsprüfung
  Hier wird geprüft, ob alle Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß abgeführt und alle Meldeerfordernisse berücksichtigt wurden.
• Lohnsteuer- und Lohnaußenprüfung
  Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer seiner Mitarbeiter korrekt einbehalten und an das Finanzamt abführen.
• Betriebsprüfung Unfallversicherung
  Der Rentenversicherungsträger prüft, ob die Anmeldung zur Unfallversicherung für alle Mitarbeiter korrekt vorgenommen und die Beiträge abgeführt wurden.
• Umsatzsteuersonderprüfung
  Wenn Mitarbeiter geldwerte Vorteile oder Sachbezüge erhalten, gelten gewissen Besonderheiten bei der Umsatzsteuer. Es wird daher geprüft, ob diese korrekt abgeführt wurde.

Konsequenzen bei falscher Lohnbuchhaltung

Wurde die Lohnbuchführung nicht korrekt erledigt und sind dadurch Fehler entstanden, führt das zu verschiedenen Konsequenzen.
Infolge von Berechnungsfehlern können falsche Auszahlungen an Mitarbeiter überwiesen werden. Solche Fehler müssen innerhalb von drei Monaten ausgebessert werden. Vergisst der Arbeitnehmer die firstgerechte Abführung der Zahlungen an das Finanzamt, können Geld- oder sogar Freiheitsstrafen drohen, sollte dies drei Mal in Folge passieren. Bei Fehlern, die in der Betriebsprüfung entdeckt werden, kann es außerdem dazu kommen, dass Beiträge geschätzt werden. Dies hat wiederum erhöhte Abgaben und Bußgelder zur Konsequenz. Die Lohnbuchhaltung sollte daher immer mit großer Sorgfalt erledigt werden.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0