Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzbar – was Arbeitgeber unbedingt beachten müssen

Geschenke an Mitarbeiter sind ein bewährtes Instrument der Mitarbeiterbindung und Wertschätzung. Ob zum Geburtstag, zu besonderen persönlichen Ereignissen oder als Anerkennung für gute Leistungen: Richtig eingesetzt, stärken Mitarbeitergeschenke Motivation, Loyalität und Unternehmenskultur. Gleichzeitig stellen sich für Unternehmen regelmäßig steuerliche Fragen. Sind Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzbar? Welche Grenzen gelten? Und worauf kommt es bei der Gestaltung in der Praxis an?

Kanzlei HERRMANN + MAY TREUHAND gibt Ihnen einen fundierten Überblick über die steuerlichen Regelungen zu Mitarbeitergeschenken und zeigt, wie Sie Geschenke an Mitarbeiter steuerlich optimal und rechtssicher einsetzen können.

Grundsatz: Geschenke an Mitarbeiter als Betriebsausgaben

Grundsätzlich gilt: Geschenke an Mitarbeiter sind für Arbeitgeber Betriebsausgaben.

Das bedeutet, dass die Aufwendungen den steuerlichen Gewinn mindern – unabhängig von der Höhe des Geschenks. Die steuerliche Abzugsfähigkeit auf Unternehmensebene ist also nicht das Hauptproblem. Entscheidend ist vielmehr die lohnsteuerliche Behandlung beim Mitarbeiter.

Denn während das Unternehmen die Kosten in der Regel absetzen kann, stellt sich die Frage, ob das Geschenk beim Arbeitnehmer zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt oder steuerfrei bleibt. Genau hier eröffnen sich zahlreiche Gestaltungsspielräume.

Wann bleiben Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?

Die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro

Eine der wichtigsten Regelungen für Mitarbeitergeschenke ist die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro. Sachzuwendungen bis zu diesem Betrag können Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, sofern die Grenze im jeweiligen Monat nicht überschritten wird.

Wichtig ist dabei: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag.

Wird die 50-Euro-Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Mehrere Sachzuwendungen innerhalb eines Monats werden zusammengerechnet.

Begünstigt sind ausschließlich Sachleistungen, etwa Gutscheine, Prepaidkarten oder Waren. Geldgeschenke sind ausdrücklich ausgeschlossen und immer steuerpflichtig. Auch Gutscheine müssen bestimmten Voraussetzungen genügen, insbesondere dürfen sie nicht bar auszahlbar sein und keine Kreditkartenfunktion haben.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro bei persönlichen Anlässen

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze gibt es eine weitere wichtige Steuervergünstigung: sogenannte Aufmerksamkeiten.

Dabei handelt es sich um Geschenke an Mitarbeiter aus Anlass eines persönlichen Ereignisses, etwa:

Geburtstag
Hochzeit
Geburt eines Kindes
Arbeitnehmerjubiläum
bestandene Abschlussprüfung

Solche Aufmerksamkeiten bleiben bis zu einem Bruttowert von 60 Euro steuerfrei. Auch hier gilt: Wird die Grenze überschritten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Nicht als persönlicher Anlass gelten hingegen allgemeine Ereignisse wie Weihnachten oder Ostern. Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter fallen daher nicht unter die 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten, sondern müssen nach anderen steuerlichen Regelungen beurteilt werden.

Geschenke an Mitarbeiter und Pauschalversteuerung nach § 37b EStG

Nicht immer lassen sich Geschenke an Mitarbeiter innerhalb der steuerfreien Grenzen gestalten.

Gerade bei höherwertigen Präsenten stellt sich daher die Frage: Muss der Mitarbeiter die Zuwendung versteuern?

Die Antwort lautet: nicht zwingend.

Arbeitgeber können die Steuerlast pauschal übernehmen. Nach § 37b Einkommensteuergesetz ist eine Pauschalversteuerung mit 30 Prozent möglich, zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.

Für Sie als Unternehmen bedeutet das: Das Geschenk bleibt für den Mitarbeiter steuerlich „brutto gleich netto“, während Sie die Steuer übernehmen und als Betriebsausgabe abziehen können. Die Pauschalsteuer gilt lohnsteuerlich als Arbeitslohn, wird aber nicht sozialversicherungspflichtig.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Pauschalversteuerung einheitlich für eine Gruppe von Zuwendungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres ausgeübt wird. Eine selektive Anwendung auf einzelne Geschenke ist nicht zulässig.

Geschenke an Mitarbeiter bei Betriebsveranstaltungen

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Mitarbeitergeschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen, etwa bei Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten.

Für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeiter.

In diesen Freibetrag werden sämtliche Aufwendungen einbezogen – auch Geschenke und Verlosungsgewinne. Wird der Freibetrag überschritten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dieser kann jedoch mit 25 Prozent pauschal besteuert werden und bleibt sozialversicherungsfrei.

Voraussetzung ist, dass es sich tatsächlich um eine Betriebsveranstaltung mit eigenständigem „geselligem Charakter“ handelt. Eine bloße Geschenkverteilung reicht hierfür nicht aus.

Sind Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzbar – auch bei hohen Werten?

Aus Unternehmenssicht ist die Antwort eindeutig: Ja, Geschenke an Mitarbeiter sind steuerlich absetzbar, unabhängig vom Wert. Allerdings steigt mit dem Wert die lohnsteuerliche Komplexität.

Je höherwertiger das Geschenk, desto wichtiger ist eine saubere steuerliche Gestaltung – etwa durch Pauschalversteuerung oder Einbindung in eine Betriebsveranstaltung. Ohne entsprechende Maßnahmen droht eine individuelle Besteuerung beim Mitarbeiter mit dessen persönlichem Steuersatz.

Steuerliche Behandlung von Geschenken an Mitarbeiter – Überblick für Arbeitgeber

Art des Mitarbeitergeschenks	Steuerliche Behandlung beim Mitarbeiter	Steuerliche Absetzbarkeit beim Arbeitgeber	Wichtige Voraussetzungen / Hinweise
Sachzuwendungen bis 50 € pro Monat	Steuer- und sozialversicherungsfrei	Voll als Betriebsausgabe abziehbar	Freigrenze (kein Freibetrag); alle Sachbezüge eines Monats werden zusammengerechnet; keine Geldleistungen
Gutscheine / Prepaidkarten (Sachbezug)	Steuerfrei bis 50 € monatlich	Voll abzugsfähig	Keine Barauszahlung, keine Kreditkartenfunktion; Einlösung nur begrenzt (regional oder sachlich)
Aufmerksamkeiten bis 60 € (z. B. Geburtstag, Hochzeit)	Steuerfrei	Voll abzugsfähig	Nur bei persönlichem Anlass; Bruttobetrag inkl. USt; Weihnachten zählt nicht als persönlicher Anlass
Geldgeschenke	Immer steuer- und sozialversicherungspflichtig	Betriebsausgabe	Unabhängig von der Höhe stets Arbeitslohn
Geschenke über 50 € ohne Anlass	Steuerpflichtiger Arbeitslohn	Betriebsausgabe	Individuelle Besteuerung mit persönlichem Steuersatz des Mitarbeiters
Geschenke mit Pauschalversteuerung (§ 37b EStG)	Für Mitarbeiter steuerfrei	Betriebsausgabe inkl. Pauschalsteuer	30 % Pauschalsteuer zzgl. Soli/Kirchensteuer; Wahlrecht einheitlich pro Jahr
Geschenke bei Betriebsveranstaltungen	Steuerfrei bis 110 € Freibetrag	Betriebsausgabe	Max. zwei Veranstaltungen pro Jahr; alle Kosten inkl. Geschenke zählen zum Freibetrag
Geschenke bei Überschreiten des 110-€-Freibetrags	Steuerpflichtig, aber pauschalierbar	Betriebsausgabe	Pauschalsteuer mit 25 % möglich, sozialversicherungsfrei
Hochwertige Geschenke (z. B. Jubiläum)	Steuerpflichtig oder pauschal steuerfrei	Betriebsausgabe	Gestaltung über Pauschalversteuerung oder Betriebsveranstaltung empfehlenswert

Dokumentation und Buchhaltung: ein oft unterschätzter Punkt

Unabhängig von der gewählten steuerlichen Gestaltung gilt: Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist unerlässlich.

Geschenke an Mitarbeiter sollten in der Buchführung klar als solche erfasst werden, idealerweise auf separaten Konten. Anlass, Wert und Empfänger müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Fehlt diese Dokumentation, kann selbst ein eigentlich steuerfreies Mitarbeitergeschenk im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung zum Problem werden.

Fazit: Mitarbeitergeschenke gezielt und steueroptimal einsetzen

Geschenke an Mitarbeiter sind nicht nur ein Zeichen der Wertschätzung, sondern auch ein steuerlich wirkungsvolles Instrument. Ob monatliche Sachzuwendungen, Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen oder hochwertige Präsente mit Pauschalversteuerung – richtig gestaltet sind Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzbar und zugleich für die Beschäftigten attraktiv.

Als Steuerkanzlei HERRMANN + MAY TREUHAND unterstützen wir Sie dabei, Mitarbeitergeschenke rechtssicher, steueroptimiert und individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt umzusetzen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihre Mitarbeiterbindung stärken und dabei steuerlich auf der sicheren Seite bleiben möchten.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0

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