Finanzplan - – So bringen Sie Ihre Steuerkanzlei sicher und effektiv voran

Eine solide Finanzplanung ist entscheidend für den Erfolg jeder Steuerkanzlei. Ob es um die Erhaltung der Liquidität, die Investition in neue Technologien oder die Wachstumsstrategie geht - ein gut durchdachter Finanzplan kann den Unterschied zwischen Überleben und Wachstum ausmachen. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Finanzplans für Steuerkanzleien untersuchen und wertvolle Tipps geben, wie Sie Ihre Kanzlei auf einen erfolgreichen finanziellen Weg bringen können.

Finanzplan, was ist das?

Eines der wichtigsten Ziele Ihrer Kanzlei muss es sein, dass Sie Ihre Liquidität aufrecht erhalten, also dass Sie allen Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachkommen können. Wenn Sie dies nicht mehr können, stehen Sie vor einem Insolvenzverfahren. An dieser Stelle sei auf unseren letzten Artikel verwiesen. Damit Ihnen dies nicht passiert, ist es ratsam, dass Sie Ihre finanziellen Ressourcen mittels eines Finanzplans dokumentieren und so im Überblick behalten.

Die Finanzplanung lässt sich je nach finanziellem Zustand Ihrer Kanzlei in verschiedene Kategorien einteilen.

Einer langfristigen Finanzplanung wird zumeist ein Planungshorizont von mehreren Jahren zugrunde gelegt. Die genaue Dauer hiervon wird zumeist aus einer langfristigen Erfolgsplanung übernommen.

Bei einer mittellangen Finanzplanung wird lediglich ein Zeitraum von ca. ein bis zwei Jahre in Betracht gezogen. Planungsbasis sind zumeist monatliche oder quartalsabhängige Zeitspannen. Ein Finanzplan für das nächste Jahr wird dann auf Basis der zu erwartenden Budgetzahlungen abgeleitet und erstellt. So können eventuelle Liquiditätsengpässe frühzeitig erkannt und abgewehrt werden.

Die kurzfristige Finanzplanung ist, wie der Name unschwer vermuten lässt, auf wenige Wochen in der Zukunft ausgerichtet. Diese Art zu planen, kommt zumeist dann in Betracht, wenn es darum geht, Ihre Kanzlei aus der Krise zu ziehen oder davor zu bewahren. Hierbei geht es darum, anhand des Status der Liquidität Ihres Unternehmens, die kurzfristig zu erwartenden Finanzflüsse zu planen.

Was gehört in den Finanzplan?

An dieser Stelle muss man vorweg nehmen, dass es keinen allgemeingültigen Aufbau für einen Finanzplan gibt. Vielmehr ist dieser abhängig von der Größe Ihrer Kanzlei, vom Geschäftsfeld, in dem Sie sich bewegen, Ihren finanziellen Mitteln etc. Allerdings gibt es einzelne Dinge, die als Orientierung zu Rate gezogen werden können:

• Umsatz und Einnahmen: Welchen Umsatz erwarten Sie, je nach Zeitspanne, die Sie Ihrem Finanzplan zugrunde legen für die nächsten Monate oder Jahre, was kommt in den nächsten Wochen auf Sie zu?
• Welche variablen Kosten fallen an?
• Welche sind Ihre laufenden Kosten? Beispielsweise Löhne, Marketingkosten, externe Dienstleister für Technologiepakete etc.
• Welche Investitionen haben Sie in den vergangenen Jahren getätigt, welche haben Sie vor, in der kommenden Zeit anzugehen?

Finanzplan Tools

Die Verwendung von Finanzplan-Tools bietet eine Vielzahl von Vorteilen bei der Finanzplanung für Steuerkanzleien. Eine der wichtigsten Vorteile ist die Zeitersparnis. Finanzplan-Tools können Zeit sparen, da sie automatisierte Funktionen für die Dateneingabe und -analyse bieten. Dies kann insbesondere bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen hilfreich sein, wo eine große Menge an Finanzdaten und -informationen verarbeitet werden müssen.

Ein weiterer Vorteil von Finanzplan-Tools ist die Genauigkeit. Die Tools verwenden in der Regel mathematische Modelle, die genauere Prognosen und Schätzungen ermöglichen. Dies kann dazu beitragen, Fehler bei der Finanzplanung zu minimieren und eine fundierte Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Nachfolgend einige Beispiele für Finanzplanungssoftware:

• COMMITLY: Commitly ist eine Liquiditätsplanungssoftware für Unternehmer. Hiermit können Sie die Liquidität Ihrer Kanzlei und Cashflows überwachen. Die Kernfunktion dieses Tools liegt auf der Erstellung und Überwachung von sogenannten Forecasts

• Agicap: Agicap ist ein Cash- Management Tool für eher kleinere oder mittelständische Unternehmen. Hier müssen Sie sich also die Frage stellen, ob dieses Programm in Bezug auf Ihre Kanzleigröße ausreichend ist. Hiermit können beispielsweise Echtzeit- Überwachungen vorgenommen werden, die Zentralisierung von Rechnungen möglich gemacht und die zentrale Nachverfolgung von Ausgangsrechnungen bereitgestellt. Großer Vorteil ist, dass  dieses Tool leicht an Prozesse angepasst und verändert werden kann.

• Tidely: Auch mit tidely können Sie Ihren finanziellen Unternehmenserfolg nachvollziehen und aktiv steuern. 

• Helu: Helu ist ein Finanzreporting-, Controlling, Planungs- und Analyse-Tool, welches mittels DATEV-Schnittstelle sowie App-Integrationsmöglichkeit Buchhaltungs- und Business-KPIs automatisiert. Nach jedem Daten-Upload werden Reports automatisch aktualisiert.
• FinanzGeek: Hierbei handelt es sich um ein Tool, das nicht nur bei der Erstellung von Finanzplänen von Nutzen sein kann, sondern alle möglichen Schnittstellen bedient. Hiermit lassen sich Ihre Geschäftsprozesse effektiv und vor allem digital abwickeln.
• Flowpilot: Flowpilot ist ein standardmäßiges Tool für Liquiditätsmanagement. Laut Herstellern zeichnet sich dies mit hervorragender Usability für Anwender aus.

Tipps für die Finanzplanung

• Setzen Sie sich realistische Ziele und Prioritäten für Ihre Kanzlei, die Sie im Finanzplan abbilden möchten. Berücksichtigen Sie dabei auch kurz-, mittel- und langfristige Ziele.
• Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen in Ihren Ein- und Ausgaben
• Analysieren Sie die Rentabilität Ihrer verschiedenen Mandanten, um Ihre Einkommensströme zu optimieren und gegebenenfalls das Mandantengeschäft anzupassen.
• Seien Sie auf dem neuesten Stand der Steuer- und Finanzgesetze
• Legen Sie ein Budget fest, das auf Ihren Einnahmen und Ausgaben basiert und das Sie als Leitfaden für Ihre finanziellen Entscheidungen verwenden können.
• Regelmäßig aktualisieren und überprüfen Sie Ihren Finanzplan, um sicherzustellen, dass er auf dem neuesten Stand ist und den Bedürfnissen Ihrer Kanzlei entspricht.

Weitere Infos zur Finanzplanung finden Sie auch auf unserer Website.

Fazit

Ein gut strukturierter und aufgestellter Finanzplan sichert Ihre Liquidität und bieten Ihnen einen Fahrplan, der gerade in finanziell schwierigen, herausfordernden Zeiten besonders wichtig ist. So behalten Sie alle Ihre Einnahmen und Ausgaben in Abhängigkeit zur aktuellen wirtschaftlichen Lage im Blick. Um Fehler bei der Finanzplanaufstellung zu vermeiden, ist es ratsam, sowohl für die Erstellung als auch die zukünftige Überwachung ein für Sie passendes Finanzplan Tool zu verwenden.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0