Bewirtungskosten steuerlich absetzen: So sichern Sie sich die steuerliche Abzugsfähigkeit und optimieren Ihre Steuerlast

Bewirtungskosten steuerlich absetzen: So sichern Sie sich die steuerliche Abzugsfähigkeit und optimieren Ihre Steuerlast

Die Bewirtung von Geschäftspartnern, Mitarbeitenden oder Kunden gehört für viele Unternehmen zum beruflichen Alltag. Gleichzeitig zählen Bewirtungskosten zu den steuerlich besonders sensiblen Aufwendungen. Da Restaurantbesuche stets auch die private Lebensführung berühren, prüft die Finanzverwaltung hier sehr genau. Wer Bewirtungskosten steuerlich absetzen möchte, muss die gesetzlichen Voraussetzungen kennen und konsequent einhalten. Steuerkanzlei Herrmann + May Treuhand zeigt, wie sich Bewirtungskosten rechtssicher nutzen lassen – und wo typische Fallstricke liegen.

Begriff und steuerliche Einordnung von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Verköstigung von Personen aus geschäftlichem oder betrieblichem Anlass. Dazu zählen insbesondere Speisen und Getränke in Gaststätten, Kantinen oder vergleichbaren Einrichtungen. Steuerlich wird zwischen geschäftlich veranlasster Bewirtung (z. B. Kunden, Lieferanten) und betrieblich veranlasster Bewirtung (z. B. Mitarbeitende) unterschieden.

Diese Differenzierung ist entscheidend für die steuerliche Abzugsfähigkeit und damit auch für eine gezielte Steueroptimierung.

Bewirtungskosten für Geschäftskontakte: nur 70 % abzugsfähig

Bewirten Unternehmer Geschäftspartner, können die Aufwendungen grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die verbleibenden 30 % gelten pauschal als nicht abziehbarer Privatanteil. Voraussetzung ist, dass die Kosten betrieblich veranlasst, angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind.

Die Umsatzsteuer stellt hierbei eine wichtige Ausnahme dar: Sie ist – sofern zum Vorsteuerabzug berechtigt – zu 100 % als Vorsteuer abziehbar, selbst wenn einkommensteuerlich nur 70 % der Kosten berücksichtigt werden.

Nicht abzugsfähig sind Bewirtungskosten bei eindeutig privaten Anlässen (z. B. Hochzeiten) oder bei unangemessen hohen Aufwendungen, etwa für exklusive Nachtclubbesuche.

Bewirtungskosten für Mitarbeitende: volle Abzugsfähigkeit

Deutlich günstiger ist die steuerliche Behandlung bei der Bewirtung von Mitarbeitenden. Diese Aufwendungen gelten als betrieblich veranlasst und sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dies gilt etwa für Arbeitsessen, Kantinenverpflegung oder Besprechungen mit Verpflegung.

Allerdings ist zu prüfen, ob beim Mitarbeitenden Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs vorliegt. In diesem Fall wird nicht der tatsächliche Wert, sondern der amtliche Sachbezugswert angesetzt.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten

Jahr	Frühstück	Mittag-/Abendessen	Vollverpflegung
2024	2,17 EUR	4,13 EUR	10,43 EUR
ab 2025	2,30 EUR	4,40 EUR	11,10 EUR

Die Sachbezugswerte dürfen nur angesetzt werden, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Zuzahlungen der Mitarbeitenden mindern den steuerpflichtigen Sachbezug.

Sonderfälle: Kantine und Essenszuschüsse

Betreibt das Unternehmen eine eigene Kantine, ist der volle Vorsteuerabzug aus den Eingangsleistungen möglich. Bei unentgeltlicher Abgabe ist der Sachbezugswert als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer heranzuziehen.

Wird die Kantine von einem Dritten betrieben, sind die Vorsteuerabzugsrechte davon abhängig, ob ein Leistungsaustausch zwischen Unternehmen, Kantinenbetreiber und Mitarbeitenden vorliegt. Pauschale Essenszuschüsse ohne direkten Leistungsaustausch berechtigen regelmäßig nicht zum Vorsteuerabzug.

Betriebsveranstaltungen: steuerlich begünstigt, aber gedeckelt

Bewirtungskosten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) sind grundsätzlich in voller Höhe abzugsfähig. Allerdings gilt eine Freigrenze von 110 EUR brutto je Mitarbeitendem und Veranstaltung. Wird diese Grenze überschritten, ist der übersteigende Teil lohnsteuerpflichtig.

Die Regelung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Eine dritte Veranstaltung führt stets zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Umsatzsteuerlich ist der Vorsteuerabzug nur bis zur 110-EUR-Grenze zulässig.

Formale Anforderungen: der Bewirtungsbeleg als Schlüssel

In der Praxis scheitert die steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten häufig nicht am Anlass, sondern an formalen Mängeln. Das Finanzamt verlangt einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg, aus dem insbesondere hervorgehen:

• Ort und Tag der Bewirtung
• Namen der bewirteten Personen
• Konkreter geschäftlicher Anlass
• Art, Umfang und Preis der bewirteten Leistungen
• Umsatzsteuerbetrag

Pauschale Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ sind nicht ausreichend. Der Anlass muss den Bezug zu einem konkreten Geschäftsvorgang erkennen lassen. Seit 2023 erwartet die Finanzverwaltung zudem einen Hinweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) auf dem Kassenbeleg.

Fazit: Bewirtungskosten gezielt zur Steueroptimierung nutzen

Bewirtungskosten bieten erhebliche Potenziale zur Steueroptimierung, sind aber zugleich ein klassisches Prüfungsfeld der Finanzverwaltung. Wer Bewirtungskosten steuerlich absetzen möchte, sollte nicht nur die Abzugsquoten kennen, sondern vor allem die formalen Anforderungen konsequent erfüllen. Eine saubere Dokumentation und die richtige steuerliche Einordnung entscheiden über Anerkennung oder Streichung.

Die Steuerkanzlei Herrmann + May Treuhand unterstützt Sie dabei, Bewirtungskosten rechtssicher zu gestalten und optimal in Ihre steuerliche Gesamtstrategie einzubinden – damit aus einem Geschäftsessen auch steuerlich ein Erfolg wird.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0