Betriebsveranstaltungen und Steuern: So setzen Arbeitgeber Weihnachtsfeier & Betriebsausflug optimal ab

Betriebsveranstaltungen steuermindernd ansetzen ist für viele Unternehmen ein relevantes Thema, insbesondere rund um Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge. Richtig gestaltet, lassen sich solche Veranstaltungen steuerlich optimal nutzen und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung stärken. Als Steuerkanzlei erleben wir in der Praxis jedoch häufig Unsicherheiten bei der lohnsteuerlichen und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen. Der folgende Beitrag gibt einen umfassenden Überblick über die steuerlichen Rahmenbedingungen, typische Fallstricke und Gestaltungsmöglichkeiten.

Was gilt steuerlich als Betriebsveranstaltung?

Eine Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne liegt vor, wenn es sich um eine Veranstaltung auf Betriebsebene mit überwiegend gesellschaftlichem Charakter handelt, die allen Arbeitnehmern oder bestimmten Arbeitnehmergruppen offensteht. Typische Betriebsveranstaltungen sind Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge, Sommerfeste, Jubiläumsfeiern oder Abteilungsfeiern.

Entscheidend ist nicht, wer die Veranstaltung organisiert, sondern der Anlass und Charakter. Schulungen, Informationsveranstaltungen oder reine Arbeitsbesprechungen gelten ausdrücklich nicht als Betriebsveranstaltungen, da hier das betriebliche Interesse im Vordergrund steht. Auch die Ehrung einzelner Jubilare stellt keine Betriebsveranstaltung dar.

Wann sind Betriebsveranstaltungen steuerfrei?

Betriebsveranstaltungen sind grundsätzlich lohnsteuerfrei, sofern sie als „üblich“ gelten. Die Finanzverwaltung typisiert die Üblichkeit anhand zweier Kriterien:

Kriterium	Voraussetzung
Anzahl	Maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr
Kosten	Maximal 110 Euro brutto je Arbeitnehmer und Veranstaltung

Die 110-Euro-Grenze umfasst sämtliche Zuwendungen des Arbeitgebers inklusive Umsatzsteuer. Dabei handelt es sich seit der Gesetzesänderung um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Das bedeutet: Nur der übersteigende Betrag ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Gerade hier liegt ein häufiger Irrtum in der Praxis, der zu unnötigen Steuernachzahlungen führt.

Welche Kosten zählen zu den Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung?

Bei der Frage, ob die 110-Euro-Grenze überschritten wird, sind alle Aufwendungen zu berücksichtigen, die den Arbeitnehmer objektiv bereichern. Dazu zählen unter anderem:

Speisen und Getränke
Übernachtungs- und Fahrtkosten
Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen
Geschenke im Rahmen der Veranstaltung
Kosten für den äußeren Rahmen (Raummiete, Musik, Künstler)

Nicht einzubeziehen sind hingegen interne Kosten, etwa der eigene Personal- oder Organisationsaufwand des Unternehmens.

Wie wirken sich Begleitpersonen steuerlich aus?

Ein besonders praxisrelevanter Punkt bei Betriebsveranstaltungen ist die Einladung von Ehepartnern oder Kindern. Nach aktueller Verwaltungsauffassung werden die auf Begleitpersonen entfallenden Kosten dem Arbeitnehmer zugerechnet. Dadurch wird die 110-Euro-Grenze schnell überschritten.

Beispielhaft lässt sich dies wie folgt darstellen:

Teilnehmer	Kosten gesamt	Kosten je Arbeitnehmer
10 Arbeitnehmer	1.785 €	178,50 €
+ 12 Angehörige

Nach Finanzverwaltung wäre die Betriebsveranstaltung lohnsteuerpflichtig. Der Bundesfinanzhof vertritt hingegen eine arbeitnehmerfreundlichere Auffassung und sieht die Einladung von Begleitpersonen als überwiegend eigenbetriebliches Interesse. In der Praxis empfehlen wir jedoch, sich an der Verwaltungsauffassung zu orientieren, um Streit mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Was passiert bei Überschreitung der 110-Euro-Grenze?

Übersteigen die Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung den Freibetrag von 110 Euro, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Der Arbeitgeber hat dabei die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 % gemäß § 40 Abs. 2 EStG zu übernehmen.

Ein wesentlicher Vorteil: Bei pauschaler Besteuerung entfällt die Sozialversicherungspflicht vollständig. Gerade bei hochwertigen Betriebsveranstaltungen kann dies ein erheblicher finanzieller Vorteil sein.

Sind Geschenke bei Betriebsveranstaltungen steuerfrei?

Geschenke an Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung unterliegen einer separaten Freigrenze von 60 Euro brutto. Wird diese Grenze überschritten, ist der gesamte Geschenkwert steuer- und sozialversicherungspflichtig – unabhängig von der 110-Euro-Grenze der Betriebsveranstaltung.

Wichtig ist zudem: Besteht die Veranstaltung ausschließlich in der Übergabe eines Geschenks, liegt keine Betriebsveranstaltung vor. In diesem Fall greifen die allgemeinen steuerlichen Regelungen für Mitarbeitergeschenke.

Betriebsveranstaltungen und Umsatzsteuer – worauf ist zu achten?

Umsatzsteuerlich gilt: Ist eine Betriebsveranstaltung lohnsteuerpflichtig, liegt regelmäßig auch eine unentgeltliche Wertabgabe vor, die der Umsatzsteuer unterliegt. Die Bemessungsgrundlage entspricht den entstandenen Kosten des Arbeitgebers.

Ist die Betriebsveranstaltung hingegen lohnsteuerfrei, entfällt in der Regel auch eine umsatzsteuerliche Belastung. Die korrekte lohnsteuerliche Einordnung ist somit auch aus umsatzsteuerlicher Sicht entscheidend.

Fazit: Betriebsveranstaltungen steuerlich optimal gestalten

Betriebsveranstaltungen steuermindernd ansetzen erfordert eine sorgfältige Planung und Dokumentation. Die richtige Auswahl der Veranstaltungen, die Kontrolle der Kosten pro Arbeitnehmer und eine klare steuerliche Einordnung sind entscheidend, um unnötige Steuerbelastungen zu vermeiden.

Aus Sicht unserer Steuerkanzlei empfehlen wir, Betriebsveranstaltungen frühzeitig steuerlich zu begleiten. So lassen sich nicht nur steuerliche Risiken minimieren, sondern auch Gestaltungsspielräume optimal nutzen. Richtig umgesetzt, sind Betriebsveranstaltungen ein Gewinn für Mitarbeiter, Unternehmen und Steuerbilanz gleichermaßen.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0

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