Betriebsprüfung durch das Finanzamt: Das erwartet Steuerzahler

Im Rahmen einer Betriebsprüfung überprüft das Finanzamt die Buchführung einer steuerzahlenden Person oder Firma. Meist erfolgt sie, wenn beim Finanzamt Zweifel an der Richtigkeit der erklärten Daten besteht. Was es mit der Betriebsprüfung auf sich hat und wie Sie sich am besten auf eine Betriebsprüfung vorbereiten, darüber soll Sie der heutige Fachartikel informieren. Außerdem möchten wir Ihnen nützliche Tipps an die Hand geben, wie Sie eine Betriebsprüfung meistern können.

Betriebsprüfung – Was steckt dahinter?

Eine Betriebsprüfung kann unter gewissen Umständen vom Finanzamt in einem Unternehmen angeordnet werden. Es handelt sich dabei um eine Kontrolle, die vom Finanzamt im Außendienst durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass die Steuern korrekt abgeführt werden. Die rechtlichen Grundlagen einer Betriebsprüfung befinden sich in den §§ 85, 199 Abs. 1 Abgabenordnung (AO).

Wer kann geprüft werden?

Die Überprüfung durch das Finanzamt hängt von einigen Faktoren ab. Dabei gilt als gewichtigster Faktor die Größenklasse von Unternehmen. Bei Betrieben, welche durch das Finanzamt als Großbetrieb eingestuft werden, finden Außenprüfungen meist regelmäßig statt.

Welche Gründe gibt es für eine steuerliche Betriebsprüfung?

Betriebe können aufgrund folgender Gründe geprüft werden:

  • Es häufen sich Auffälligkeiten, wie beispielsweise Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten oder die Zahlen passen nicht zu den Vorjahres- und Richtwerten für Betriebe der gleichen Größe und Branche.
  • Weiterhin können unordentliche Unterlagen und Belege sowie eine unübersichtliche Aufstellung der Zahlen, eine Betriebsprüfung nach sich ziehen.
  • Die Steuererklärung wird oft verspätet eingereicht oder Steuern oftmals zu spät bezahlt.
  • Auch eine Geschäftsaufgabe oder einer Gewerbeabmeldung können zu einer Betriebsprüfung führen.
  • Zufallsprinzip: Einige Unternehmen werden auch per Zufallsprinzip ausgewählt. Es soll dadurch gezeigt werden, dass in jedem Unternehmen, unabhängig von der Größenklasse, eine Betriebsprüfung angeordnet werden kann.

Was wird geprüft?

Während einer Betriebsprüfung können folgende Daten geprüft werden:

  • Umsatzsteuer
  • Vorsteuer
  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Abgaben zu der Krankenversicherung, der Sozialversicherung, der Pflegeversicherung, der Rentenversicherung
  • Betriebsausgaben

Arten der Betriebsprüfung

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt unterscheiden – die Außenprüfung und die Spezialprüfung.

  1. Außenprüfungen finden mit Vorankündigung statt. Bei einer Außenprüfung werden alle Steuerarten sowie die Lohn- und Umsatzsteuer geprüft.
  2. Spezielle Prüfungen finden ohne vorherige Ankündigungen statt und beinhalten den Lohn- oder Umsatzsteuernachschau oder eine Prüfung durch die Steuerfahndung.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt lässt sich in drei Phasen unterteilen.  

  1. Anordnung der Betriebsprüfung
  2. Der Tag der Betriebsprüfung
  3. Die Schlussbesprechung

So bereiten Sie sich in den einzelnen Phasen richtig auf die Betriebsprüfung vor

Prüfungsanordnung:

  • Theoretisch können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe, gegen einzelne Teile der Prüfungsordnung Einspruch erheben. Achten Sie jedoch darauf, dass nicht schon vor der Prüfung schlechte Stimmung herrscht. Legen Sie daher nicht sofort Einspruch ein.
  • Sprechen Sie Punkte der Prüfungsordnung, die Sie stören, offen an. Erklären Sie zunächst dem Prüfer Ihre Bedenken oder Änderungswünsche.
  • Bis zum Eingehen der Prüfungsordnung besteht für Sie die Möglichkeit einer Selbstanzeige, bei welcher Sie die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nachzahlen müssen, dafür jedoch straffrei bleiben. In diesem Fall sollten Sie unbedingt Ihren Steuerberater einschalten.

Tag der Betriebsprüfung:

  • Bestimmen Sie eine Auskunftsperson. Nur an diese darf sich der Betriebsprüfer mit Fragen wenden.
  • Bitten Sie darum, dass alle Anfragen vorab schriftlich gestellt werden. So können Sie sich auf Rückfragen vorbereiten.
  • Ordnen Sie alle relevanten Unterlagen und halten Sie diese bereit. So können Sie zügig dem Prüfer die Unterlagen vorlegen.
  • Prüfen Sie neben Ihren Unterlagen in Papierform auch die Daten in Ihrem EDV-System. Betriebsprüfer des Finanzamtes haben ebenso das Recht, Ihre EDV zu durchforsten.
  • Halten sie Rücksprache mit ihrem Steuerberater. Ihr Steuerberater sollte während der Betriebsprüfung erreichbar sein, sodass alle Fragen ordnungsgemäß beantwortet werden können.

Schlussbesprechung:

  • Fordern Sie eine Schlussbesprechung.
  • Versuchen Sie im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden.
  • Verhandeln Sie eine Steuernachzahlung.

Welche Rechte haben Sie als Unternehmen?

  • Der Prüfer hat keine Zutritts- oder Durchsuchungsrechte und kann somit keinen Zutritt zu bestimmten Räumen erzwingen (Ausnahme: Steuerfahndungsprüfung)
  • Sie dürfen entscheiden, wer die Frage des Prüfers beantwortet. Es empfiehlt sich, die Fragen direkt an den Steuerberater weiterzugeben
  • Sie haben das Recht, die Prüfung zu unterbrechen. Beispielsweise, wenn eine wichtige Auskunftsperson ausfällt. Die Unterbrechung sollte jedoch aus plausiblen Gründen geschehen.
  • Der Prüfer ist dazu verpflichtet, nach Beendigung der Betriebsprüfung beispielsweise von Ihnen ausgehändigte Buchhaltungs-CDs oder andere Datenträger an Sie wieder zurückzugeben.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0

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