Ablauf und Vorgehen bei der Wirtschaftsprüfung

Unsere Steuerberater und Wirtschaftsprüfer der Kanzlei Herrmann + May Treuhand erhalten regelmäßig Fragen von Unternehmerinnen und Unternehmen, denen eine Wirtschaftsprüfung bevorsteht. Denn für einige Gesellschaftsformen wie bspw. Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs, besteht unter Umständen eine sog. Prüfungspflicht – d.h. zum Ende eines jeden Kalenderjahres muss die Bilanz durch einen zertifizierten Wirtschaftsprüfer geprüft werden.

Mehr zum Thema Prüfungspflicht für Kapitelgesellschaften gibt's hier.

Befürchten hat die Unternehmensführung dabei jedoch nichts, unterscheidet sich die Prüfung nämlich von der steuerlichen Betriebsprüfung, die vom Finanzamt in Verdachtsfällen angeordnet wird.

Mehr zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt gibt’s hier.

Damit Unternehmerinnen und Unternehmer sich ein genaueres Bild über die Wirtschaftsprüfung, deren Gegenstand und ihren Ablauf machen können, beantworten wir im heutigen Fachartikel die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Jahresabschlussprüfung.

Wie läuft eine Jahresabschlussprüfung ab?

Der Ausgangspunkt einer jeden Wirtschaftsprüfung ist eine gute Planung, denn bereits die Terminplanung, das Anfordern von Unterlagen und Akten, die Abstimmung mit dem Rechnungswesen sowie die Organisation der konkreten Arbeitsschritte nehmen Einfluss auf die Jahresabschlussprüfung. Je mehr Missverständnisse und Unterbrechungen Teil des Prozesses sind, desto länger zieht sich die Prüfung. Wesentlicher Bestandteil dieser Planungsphase ist auch die Erledigung gewisser Formalia, wie das Aufsetzen eines Gesellschafterbeschlusses zur Bestellung eines Abschlussprüfers. Ebenso muss eine schriftliche Erteilung des Prüfungsauftrages erfolgen.

In der Folge setzt der jeweilige Wirtschaftsprüfer ein sog. Auftragsbestätigungsschreiben auf, in dem die berufsrechtlich vorgeschriebenen rechtlichen Rahmenbedingungen festgehalten sind. Erst nach dessen Unterzeichnung durch die auftragsgebende Kapitalgesellschaft kann ein erster Prüfungstermin vereinbart werden. Bei diesem werden in der Regel ein Prüfungsansatz sowie eine Prüfungsstrategie in Zusammenarbeit mit dem zu prüfenden Unternehmen erarbeitet werden. Ebenso wird ein individueller Termin- und Arbeitsplan konzipiert, sodass alle Beteiligten, also sowohl Wirtschaftsprüfer als auch Mitarbeiter und Unternehmensführung, über den Ablauf Bescheid wissen. All jene Schritte noch Teil der ersten Phase.

Phase zwei wird dann durch den Austausch sämtlicher wichtiger Dokumente und Akte eingeleitet. Im Idealfall übermittelt das zu prüfende Unternehmen alle Dateien auf digitalem Wege.

Die dritte Phase besteht dann in einer Vorprüfung. Zu diesem Zeitpunkt muss der Jahresabschluss jedoch noch nicht vorliegen! In der Regel wird im Rahmen der Vorprüfung die ordnungsgemäße Buchführung anhand von Stichproben überprüft. Im Anschluss an diese Vorprüfung kommt dann in Phase vier die eigentliche Prüfung: Die Hauptprüfung. Diese kann im Gegensatz zur Vorprüfung jedoch erst dann erfolgen, wenn der Jahresabschluss bereits vorliegt. Zu beachten ist, dass der Wirtschaftsprüfer, ungleich breiten Irrglaubens, nicht gegen seine Mandanten arbeitet. Denn das Ziel einer Wirtschaftsprüfung sollte es stets sein, gemeinsam mit dem zu prüfenden Unternehmen zu einem Jahresabschluss zu kommen – damit sind die Prüfer gewissermaßen Arbeitspartner der Mitarbeiter des Rechnungswesens des zu prüfenden Unternehmens. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer nicht allzu große Sorgen machen – selbst wenn Unstimmigkeiten oder Fehler in den Bilanzen und dem Abschluss auftauchen.

Wie lange dauert eine Jahresabschlussprüfung?

Wie lange eine Wirtschaftsprüfung konkret dauert, lässt sich pauschal nicht beantworten. Denn die Dauer hängt immer mit dem Aufwand und der vorausgegangenen Planung zusammen. Der zeitliche Ablauf lässt sich aber auf die folgenden 5 Termine herunterbrechen:

Termin 1: Vorgespräch mit Geschäftsleitung

Termin 2: Abstimmungsgespräch mit dem Rechnungswesen

Termin 3: Vorprüfungstermin – Prüfung der Bilanzen

Termin 4: Hauptprüfungstermin – Jahresabschlussprüfung

Termin 5: Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung

Im Normalfall dauert der gesamte Prozess unserer Erfahrung nach zwischen 4-6 Wochen.

Was passiert bei fehlerhaftem Abschluss?

Sollte sich im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung herausstellen, dass der Jahresabschluss fehlerhaft ist, ist das zunächst kein Problem. In einer Vielzahl der mittelständischen Unternehmen passiert dies mindestens 1x im Leben. In diesem Falle empfiehlt der Wirtschaftsprüfer dem Unternehmen in der Regel eine Umbuchung, sodass eine korrekte Darstellung des Jahresabschlusses erreicht wird. Wichtig ist nur, dass nicht zu viele Umbuchungen vorgenommen wurden, denn das wirkt schnell verdächtig und kann ggf. zu weiteren Prüfungen u.a. durch die Finanzbehörde führen.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0